مراحل پیاده سازی پرونده الکترونیک سلامت

مراحل پیاده سازی پرونده الکترونیک سلامت (EHR)

فرآیند پیاده سازی پرونده الکترونیک سلامت (EHR) می تواند به دلیل اشتباهات ناشی در روند اجرایی، فعالیت دشواری باشد. به این ترتیب، سازمان ها سؤالات زیادی دارند در مورد اینکه چه مواردی برای اجرای آن مستلزم است و چگونه می توان آن را به نحوی اجرا کرد تا آنها را به موفقیت برساند.

پیاده سازی EHR چیست؟

پیاده سازی یک نرم افزار به ادغام یک سرویس و یک جزء مبتنی بر نرم افزار در گردش کار یک ساختار سازمانی یا یک کاربر نهایی اشاره دارد. بنابراین ، پیاده سازی پرونده الکترونیک سلامت (EHR) به روند برنامه ریزی و ادغام نرم افزار و اجزای EHR در یک سازمان درمانی – بهداشتی اشاره دارد.

پیاده سازی EHR چقدر طول می کشد؟

مدت زمان اجرای EHR به زمینه آن بستگی دارد. با توجه به تعداد متغیرهایی که می توانند زمان مورد نیاز برای اجرای EHR را افزایش یا کاهش دهند ، زمان معمول مورد نیاز برای پیاده سازی با توجه به تنظیمات و محصول متفاوت است. به این ترتیب ، نمی توان به راحتی یک جدول زمانی استاندارد برای پیاده سازی EHR پیدا کرد. با این حال ، هنگام ایجاد یک برنامه پیاده سازی EHR می توان مقدار مشخصی از عدم قطعیت در مورد زمان را از بین برد، زیرا متخصصان درگیر در این فرایند می توانند برآورد جامعی در مورد زمان مورد نیاز برای تکمیل پیاده سازی آن ارائه دهند.

مراحل پیاده سازی EHR چیست؟

مراحل پیاده سازی EHR چیست؟

مراحل پیاده سازی EHR چیست؟

 

با فراتر رفتن از نقشه راه کلی یا چک لیست ارائه شده، مهم است که مراحل مربوط به روند اجرای EHR را با جزئیات بیشتری بررسی کنید. پس در ابتدا فرآیند اولیه پیاده سازی EHR  و سپس مراحل آن را عنوان می کنیم.

فرآیند پیاده سازی EHR

تشکیل تیم اجرایی: انتخاب و سازماندهی افرادی که در پیاده سازی EHR مشارکت خواهند داشت.

جمع آوری الزامات: جمع آوری الزامات به فرآیند تعیین ویژگی ها و عملکردهای مورد نیاز در EHR ، اشاره دارد.

RFI و RFP: پس از ایجاد لیست الزامات ، تیم انتخابی از شرکت های ارائه دهنده EHR تحقیق کرده و سپس درخواست اطلاعات (RFI) و درخواست پیشنهادات (RFP) را به آن ها ارائه می دهند.

ارزیابی پاسخ های RFI و RFP: پس از بازگشت RFI ها و RFP ها ، تیم انتخابی این پاسخ ها را بر اساس میزان پایبندی آنها به لیست الزامات ارزیابی می کنند.

رتبه بندی شرکت های ارائه دهنده EHR برای ایجاد یک لیست کوتاه: شرکت های برتر به یک لیست کوتاه از 3 یا 4 نامزد نهایی محدود می شوند که از آنها خواسته می شود تا نماینده فروش را ارائه دهند.

جلسه با شرکت های ارائه دهنده EHR: در این جلسه، فروشندگان فهرست کوتاهی از محصولات خود را با استفاده از ارائه و شبیه سازی محصول خود برای تیم انتخابی نمایش می دهند. سپس تیم انتخاب فرصتی برای پرسیدن سوالات خود خواهند داشت.

انتخاب یک شرکت ارائه دهنده EHR : با این انتخاب، برای قرارداد مذاکره می شود و روند به سمت اجرای واقعی محصول EHR پیش می رود.

برنامه ریزی و آماده سازی: با کمک شرکت فروشنده ، تیم انتخابی و نمایندگان شرکت نحوه استقرار نرم افزار و سخت افزار را برنامه ریزی می کنند. همچنین برنامه ریزی هایی برای آموزش کارکنان در مورد سیستم جدید انجام می شود.

مراحل پیاده سازی EHR

مراحل پیاده سازی پرونده الکترونیک سلامت

مراحل پیاده سازی پرونده الکترونیک سلامت

1.نقشه راه پیاده سازی EHR را بسازید.

اولین مرحله در برنامه اجرای EHR این است که کلیه وظایف و فرآیندهایی را که باید توسط تیم پزشکان، مدیران اجرایی، کارکنان فناوری اطلاعات و حتی بیماران انجام شود ، مشخص کنید. وظایف کلیدی عبارتند از:

  • کمیته اجرایی خود را از گروه های ذینفع استخدام کنید.
  • هزینه های برآوردی برای پیاده سازی، مشخص و بودجه کل را تعیین کنید.
  • بهتر است بعد از کامل شدن نقشه راه، فرآیند پیاده سازی خود را برنامه ریزی کنید.
  • جمع آوری داده های به دست آمده از بیمارن ترخیص شده
  • یک برنامه آموزشی برای کاربران ایجاد کنید.
  • آزمایش EHR
  • به طور واضح فعالیتها را تعریف کنید.
  • عوامل مهم موفقیت و استراتژی های ارزیابی را تعریف کنید.

اینکه آیا می خواهید این وظایف را در یک چک لیست ، نقشه راه یا نمودار GANNT ترسیم کنید ، بستگی به پروتکل های مدیریت پروژه شما دارد ، اما ابزارهای متداول شامل موارد زیر است:

Google Sheets برای همکاری در نقشه راه ها عالی است.

Trello یا Wrikeعالی برای مدیریت پروژه انعطاف پذیر (GANTT ، تقویم ، چک لیست)

آسانا برای لیست های پیشرفته “کارهای انجام شده” عالی است.

2. کمیته اجرای EHR خود را استخدام کنید.

با مشخص شدن وظایف اجرایی خود ، به افرادی نیاز دارید که هر فرآیند را طبق برنامه و بودجه اجرا کنند. اعضای کمیته زیر را می توان از گروه های ذینفع اصلی یا مشاوران خارج از سازمان تهیه کرد:

مدیر پروژه

تحلیلگر برنامه: مسئول انتقال و پاکسازی داده ها

توسعه دهنده برنامه: مسئول سفارشی سازی سیستم

مهندس آزمون: مسئول تست و عملکرد سیستم

وکیل پزشک: نماینده پزشکان و مشاوره در مورد آموزش ، داده ها و آزمایش

مدافع پرستار: نماینده پرستاران و مشاوره در مورد آموزش ، داده ها و آزمایش

حامی صورتحساب: نماینده بخش صورت حساب و مشاوره در مورد آموزش ، داده ها و آزمایش

کاربران فوق العاده: پذیرندگان اولیه برنامه های آموزشی

ترکیب تیم پیاده سازی شما بستگی به میزان تمرین، بودجه و صبر مدیر پروژه شما دارد. یک تصمیم کلیدی برای اتخاذ در این مرحله این است که متخصصان خارج از سازمان یا مشاوران اجرای EHR را انتخاب کنید.

متخصص پیاده سازی EHR چه کار می کند؟

این سؤالی است که مدیران ارشد هنگام ارائه این لایحه از شما خواهند پرسید. از آنها برای کمک به هر ترکیبی از موارد:

  • برنامه ریزی پروژه و نقشه راه
  • انتقال داده ها و پاکسازی
  • آموزش کاربر و مدیریت تغییر
  • آزمایش و فعالیتهای زنده
  • ارزیابی امنیتی

استفاده می شود. آنها را فقط مسئول بودجه (حقوق و دستمزد آنها) نکنید.

3. پیش بینی هزینه های پیاده سازی EHR و تعیین بودجه

اکنون شما یک تیم و یک لیستی از کارهای مشخص شده دارید ، می توانید از آنها بپرسید:

هزینه اجرای EHR چقدر است؟

تنها پاسخی که در این مرحله می توان با قاطعیت ارائه داد این است که:

تقریبا … بیشتر از آنچه انتظار داشتید.

با این اوصاف ، بودجه ای کاملاً مشخص با در نظر گرفتن موارد زیر باید اطمینان حاصل کنید که هیچ هزینه غیر منتظره ای از چارچوب به دست نمی آید:

  • سخت افزار و ارتقاء شبکه
  • اضافه کاری کارکنان جهت آموزش و اجرای EHR
  • از دست دادن بهره وری
  • مشاوره سفارشی سازی از فروشنده EHR
  • هزینه آموزش فروشنده
  • هزینه های مشاوره
  • پشتیبانی و ذخیره اطلاعات (اغلب همراه با هزینه EHR ابری)

اگر به دنبال اطلاعاتی در مورد هزینه اولیه خرید نرم افزار EHR هستید ، می توانید با تماس با کوشان تک، به اطلاعات مورد نیاز دست پیدا کنید.

4. برنامه ریزی برای پیاده سازی EHR

برنامه ریزی اولین چیزی است که پیاده سازی روی آن کار می کند و موارد زیر بر روی آن تأثیر می گذارد:

  • محدوده پروژه
  • تیم های پروژه
  • بودجه پروژه

خوشبختانه برای شما اکنون هر سه مورد را تعریف کرده اید و می توانید شروع به اضافه کردن مقیاس های زمانی به نقشه راه خود کنید که در مرحله یک مشخص شده است. بنابراین سؤال این است:

پیاده سازی EHR چقدر طول می کشد؟

5. انتقال داده های بیمار و داده های عملی

مراحل اصلی انتقال اطلاعات EHR شامل موارد زیر است:

  • تبدیل اسناد کاغذی به سوابق الکترونیکی
  • پاکسازی و تأیید داده ها
  • راه اندازی پایگاه داده EHR
  • نگاشت داده های قدیمی در زمینه های پایگاه داده جدید
  • انتقال داده ها به سیستم جدید
  • آزمایش و تأیید داده های قدیمی
  • آزمایش و تأیید ورودی های داده جدید

اگر این فرآیند را به درستی انجام دهید ، قطعاً به نتایج مطلوبی می رسید.

6. یک برنامه آموزشی کاربردی ایجاد کنید.

برنامه آموزشی EHR شما تأثیر زیادی بر بازگشت سرمایه نهایی سیستم شما دارد. برنامه های آموزشی موفق شامل موارد زیر است:

  • کاربران فوق العاده به عنوان حامی سیستم و برنامه
  • آموزش مبتنی بر نقش، برای اطمینان از ارتباط افراد
  • حلقه های بازخورد برای حفظ گفتگو کاربران با مدیریت پروژه

۷.فعالیتهای عملیاتی را به وضوح تعریف کنید.

احتیاط این است که نسخه نقشه راه خود را برای روزها (یا هفته ها) برای فعالیت های عملیاتی تعیین کنید. این نقشه راه می تواند شامل موارد زیر باشد:

  • فرآیندهای تست سیستم (قبل و بعد از اجرا)
  • دستورالعمل های ارتباط با بیمار (از جمله زمان مورد انتظار)
  • برنامه ریزی کارکنان شامل اضافه کاری یا کارکنان موقت مورد نیاز
  • اصلاح قرارها و زمانبندی
  • گزارش فرآیندهای ارزیابی سیستم و پروژه (مرحله 8 را ببینید)
  • ارتباطات عملی (علائم روی تابلوهای تبلیغاتی و غیره)
  • بررسی سرعت و قابلیت اطمینان شبکه
  • فرآیندهای پشتیبان گیری داده ها

8. عوامل مهم موفقیت و استراتژی های ارزیابی را تعریف کنید.

تبریک می گویم ، شما به مرحله عملیاتی یا حداقل فرآیند برنامه ریزی رسیدید.

حالا باید بپرسید: چگونه می توانید اجرای EHR خود را ارزیابی کنید؟

ارزیابی اجرای EHR می تواند اشکال مختلفی داشته باشد و بهترین روش برای عمل شما بستگی به اهداف پروژه شما دارد:

  • محاسبات ROI را برای ارزیابی سودآوری انجام دهید.
  • ثبت توان بیمار برای ارزیابی کارایی.
  • بررسی رضایت بیماران برای ارزیابی کیفیت مراقبت
  • نظرسنجی از رضایت پزشکان برای ارزیابی پذیرش و آموزش کاربر.
  • برای ارزیابی ورودی و کیفیت داده ها ، میزان خطای داده را تجزیه و تحلیل کنید.

در آخر

پیروی از این مراحل ، طرحی را ایجاد می کند که به پروژه شما هدف و پایه می دهد. این شما و تیم اجرایی هستید که این طرح را در مواجهه با تفاوت های عملی، کاربران ناراضی و داده های مفقود شده اجرا کنید. (حتی بهترین پیاده سازی ها نیز این موارد را تجربه می کنند).

پیاده سازی پرونده الکترونیک سلامت (EHR)، مانند هر نرم افزار دیگری، معمولاً با روندی دشوار و زمانبر همراه است. مهم است که نیازهای منحصر به فرد مراکز درمانی خود را شناسایی کنید و مطابق با نیاز خود آن را اجرا کنید. می توانید سؤال ها و چالش های روبه روی خود را با کارشناسان کوشان تک در میان بگذارید.

منبع: وب سایت ehrinpractice.com

نظرات خود را اضافه کنید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *