برای یک BI(هوش تجاری) موفق چه استراتژی داشته باشیم؟

منظور از یک استراتژی برای BI(هوش تجاری) این است که هدف خود را از نحوه استفاده بهینه از داده های به دست آمده تعیین کنید. یک استراتژی قوی به سیستم هوش تجاری سازمان شما این امکان را می دهد تا از مزایای داشتن اطلاعات قابل استفاده بهره ببرید. مانند دسترسی به معیارهای عملکرد خوب برای فروش، پیش‌بینی حقوق منابع انسانی و اطمینان از اینکه بخش حمل‌ونقل شما می‌داند چه چیزی را هر روز ارسال کند.

برای ایجاد یک استراتژی هوش تجاری شما باید چگونگی استقرار سامانه هوش تجاری، مدیریت داده ها برای تجزیه و تحلیل و همچنین نحوه آموزش کارکنان برای استفاده بهینه از داده ها را تعیین کنید.

استراتژی BIشامل چه مراحلی است؟

باید توجه داشته باشید که در ابتدا استراتژی BI با اهداف و چشم انداز کسب و کار شما هماهنگ باشد. اما برای ایجاد یک استراتژی شما باید مراحلی را در نظر بگیرید که شامل موارد زیر می باشد:

1. یک اسپانسر برای راه اندازی سیستم BI در نظر بگیرید.

قبل از شروع استراتژی، شما نیاز به همسویی BI با چشم انداز شرکت  و مشارکت افراد تاثیرگذار دارید. سازمان‌هایی که برای داده‌ها ارزش قائل هستند، یک مدیر ارشد داده را برای حمایت از ابتکار عمل BI منصوب می‌کنند. مجریان اجرایی، میزان پشتیبانی و آموزش مورد نیاز برای استقرار و همچنین چگونگی توسعه پلتفرم برای کل شرکت را باید در نظر بگیرند. افراد تاثرگذار را در مورد پیشرفت کار به روز نگه دارید. هنگامی که پلتفرم BI خود را راه اندازی کردید و اگر طبق انتظار عمل کرد، گزارش های ارزشمند و قابل مشاهده ای را برای به اشتراک گذاشتن با افراد تاثیرگذار ایجاد کنید. اینگونه به تمامی افراد و در نتیجه شرکت ثابت می کنید که استراتژی شما کارآمد بوده است.

2. پلتفرم BI خود را انتخاب کنید.

یک پلت فرم نرم افزار BI می تواند عملکرد زیادی داشته باشد، اما کل استراتژی BI شما نیست. اکنون که یک مجری برای این کار انتخاب کرده‌اید، می‌توانید پلتفرم‌های BI را ارزیابی ومتناسب با هدف خود انتخاب کنید. بسیاری از پلتفرم ها عملکرد مشترکی دارند و شما باید شاخص هایی را بسته به اهمیت و ویژگی های آنها به صورت زیر رتبه بندی کنید:

• دسترسی به داده ها و مشاهده محتوای مرتبط
• تعامل با داده ها در یک رابط بصری
• توانایی اکتشاف عمیق تر در داده ها و کشف بینش های جدید
• اکتشافات و بینش جدید را به یک محیط تحت کنترل با رویکردی از پایین به بالا ارتقا دهید.
• در تجزیه و تحلیل داده ها با اشتراک گذاری آن ها با دیگران همکاری کنید.

3. ذینفعان کلیدی را شناسایی و آنها را در جریان کار قرار دهید.

هوش تجاری ممکن است در نگاه اول به عنوان یک نرم افزار اطلاعاتی باشد، اما این بدان معنا نیست که فقط یک پروژه IT است. شما باید یک نماینده از هر تیمی که تحت تأثیر طرح BI شما قرار گرفته است بیاورید و از آنها بپرسید که چگونه از داده ها در کار خود استفاده می کنند؟، چه چیزی برای آنها مفید است؟ و چه چیزی برای آنها کارآیی ندارد؟. از جواب این سؤالات برای تنظیم دامنه BI خود استفاده کنید.

4. تیم BI خود را تعیین کنید.

تیم BI شما در واقع مسئول اجرای استراتژی شما خواهد بود. اگر سازمان شما کوچک است، می توانید افراد جدیدی را استخدام کنید و یا از افراد بخواهید چندین کارکرد را انجام دهند. از نقش ها و مسئولیت های تیم پروژه BI می توان موارد زیر را نام برد:

• یک مدیر خدمات فناوری اطلاعات یا مدیر تجزیه و تحلیل برای مدیریت پلتفرم نرم افزار
• یک معمار سازمانی که پلتفرم را با معماری داده های موجود ادغام می کند.
• یک مدیر سایت برای سازماندهی محتوا و ایجاد گروه های کاربری و مجوزها
• یک ناظر داده برای قرار دادن داده ها در زمینه و مستندسازی فرآیندها و رویه های استفاده از پلت فرم

اما فقط این تیم نیست که درگیر پروژه BI مباشد، بلکه شما به یک کمیته راهبری نیاز دارید تا اطمینان حاصل کنید که پروژه ضرب الاجل خود را رعایت می کند.

5. تعریف محدوده BI

قبل از استقرار نرم افزار هوش تجاری در سازمان، باید تصمیم بگیرید که BI برای سازمان شما چه معنایی دارد. همانطور که می دانید هوش تجاری به معنای استفاده از داده ها برای تصمیم گیری های تجاری است. اما باید تعیین کنید که چگونه در عملیات روزانه شرکت شما نقش دارد و کدام بخش از BI استفاده بیشتری می کند. به عنوان مثال، کوکاکولا داشبوردهای سفارشی شده ای را برای متخصصان خدمات مشتری ایجاد کرد. نمونه های زیادی از شرکت ها وجود دارد که از هوش تجاری به روش های نوآورانه استفاده می کنند.

تصمیم بگیرید که چگونه می خواهید BI را برای حمایت از اهداف شرکت خود ادغام کنید. پس از اینکه تعریف عملیاتی خود را از هوش تجاری کردید، باید تصمیم بگیرید که کدام بخش از شرکت خود را ابتدا شامل شود. آیا از هوش تجاری برای درک و پیش بینی عملکرد مالی، منابع انسانی، زنجیره تامین یا تغییرات موجودی انبار استفاده می کنید؟ آیا ترکیبی از آن ها و یا چیز دیگری را به طور کامل تجزیه و تحلیل خواهید کرد؟ قبل از اینکه به مراحل بعدی بروید، دامنه تجزیه و تحلیل در کسب و کار باید روشن باشد. هنگامی که دامنه تجزیه و تحلیل مشخص شد، باید آنچه را که می خواهید در آن داده ها اندازه گیری کنید، انتخاب کنید. مشخص کنید که کدام معیارها و گزارش ها بیشترین اولویت را برای رهبری شرکت شما دارند.

6. آماده سازی زیرساخت داده ها

هوش تجاری برای یک تجزیه و تحلیل درست باید منابع جاری، داده های واضح و روشن داشته باشد. به طور سنتی، پلتفرم‌های BI داده‌ها را از انبار داده وارد می‌کنند. با BI مدرن، می توانید داده ها را از چندین منبع تجزیه و تحلیل کنید. ما بین دو نوع داده تمایز قائل هستیم: قابل اعتماد و نامعتبر. داده‌های مورد اعتماد در پایگاه‌های داده ذخیره می‌شوند و یا به راحتی به پایگاه‌های داده مانند صفحات گسترده، داده‌های مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، داده‌های مالی و غیره وارد می‌شوند. داده‌های غیرقابل اعتماد اطلاعاتی مانند ایمیل‌ها، مکالمات با مشتریان، فرآیندهای کسب‌وکار، تصاویر، اخبار، مجلات تجاری و غیره هستند. با BI مدرن، می‌توانید داده‌های غیرقابل اعتماد را برای تجزیه و تحلیل وارد یک محیط کنترل‌شده و امن کنید.

7. تهیه یک نقشه راه

تیم BI باید یک نقشه راه برای اجرای استراتژی شما ایجاد کند. مواردی که باید هنگام ایجاد نقشه راه BI در نظر بگیرید:

• نقاط عطف و وابستگی ها مانند زمانی که انبار داده شما آماده می شود را پیگیری کنید.
• به آینده نگاه کنید و در صورت نیاز نقشه راه خود را تطبیق دهید
• فعال باشید نه واکنش پذیر

تصمیم بگیرید که چه زمانی پلتفرم شما راه اندازی می شود و چه زمانی انبار داده برای ابتکار عمل BI آماده می شود. برای تطبیق نقشه راه BI خود در صورت لزوم آماده باشید. هوش تجاری زمانی سودمند است که فعال باشد. اگر استراتژی BI شما بر واکنش به درخواست‌های گزارش موقت متمرکز باشد، از هوش تجاری تا حد توان خود استفاده نخواهید کرد. زمانی که رویدادهای جدیدی مانند کسب و کار جدید، ابتکارات جدید، تغییرات در بازار و یا تغییر در رفتار مشتری رخ می دهد، روی نقشه راه خود توجه کنید.

در آخر

آماده برای اجرای مؤثر استراتژی BIهستید؟

باید دقت داشته باشید که بخش IT شما به شدت درگیر این جنبه خواهد بود. قبل از استقرار، یک ساختار گزارشگیری برای تیم BI ایجاد کنید. آنها در کجای نمودار سازمانی قرار دارند؟ تصمیم بگیرید که تیم BI به چه کسی گزارش می دهد و فرمت این گزارش ها چیست؟. در نهایت، شما می خواهید که ذینفعان بتوانند به داده ها دسترسی داشته باشند و با آنها کار کنند، اما باید از امنیت داده ها اطمینان حاصل کنید. ذینفعان، تیم BI و IT خود را فعال کنید تا با پیشرفت پروژه به یکدیگر بازخورد بدهند.

منبع: وب سایت tableau.com