برای راه اندازی سامانه نوبت دهی چه مواردی را باید در نظر بگیریم؟

برای راه اندازی سامانه نوبت دهی چه مواردی را باید در نظر بگیریم؟

اگر دارای مرکزی هستید که ارائه دهنده خدمات به عموم افراد است، باید به فکر راه اندازی یک سامانه نوبت دهی آنلاین باشید تا علاوه بر صرفه جویی در وقت و هزینه، بتوانید خدمات بهتری به مراجعه کنندگان خود ارائه دهید. پس بیایید با مزایای بیشتری از آن آشنا شوید.

مزایای راه اندازی سامانه نوبت دهی آنلاین

یک سیستم نوبت دهی آنلاین از یک نرم افزار خاصی استفاده می کند که به مشتریان اجازه می دهد تا محصولات یا خدمات خاصی را رزرو کنند. بیشتر این نرم افزار ها از ویجت ها برای اتصال وب سایت شما به پلتفرم و در دسترس قرار دادن آن برای همه مشتریان استفاده می کنند و همچنین می تواند راهی برای سازماندهی کارآمدتر کسب و کار و کارکنان شما باشد. مزایای این سیستم عبارت است از:

1. نوبت دهی در هر ساعت از شبانه روز

در گذشته، رزرو نوبت به معنای تماس تلفنی یا حضور در مرکز در ساعات اداری بود. اما اکنون، به لطف در دسترس بودن اینترنت 24 ساعته، همه چیز می تواند متفاوت باشد. مشتریان می توانند با دسترسی به وب سایت شما در هر ساعت از روز، نوبت خود را رزرو کنند.

2. افزایش امنیت اطلاعات

سیستم های نوبت دهی، اطلاعات را در فضای ابری یا با استفاده از سایر نرم افزارها ذخیره می کنند که این امر امنیت شما را افزایش می دهد. زیرا هیچ شخص غیرمجازی نمی تواند به آن دسترسی داشته باشد و فقط کسانی که مجوز ورود به سیستم را دارند می توانند وارد سیستم شوند.

3. صرفه جویی در زمان

یکی دیگر از مزایای استفاده از سامانه نوبت دهی، استفاده بهینه از زمان است. با استفاده از این سیستم، کارکنان زمان کمتری را صرف تماس های تلفنی و بررسی وقت نوبت بیماران می کنند، در نتیجه وقت آن ها برای انجام کارهای مهم و زمان بر آزاد می شود. همچنین رزرو آنلاین به صرفه جویی در وقت مشتریان نیز کمک می کند، زیرا دیگر لازم نیست که افراد بخشی از زمان خود را برای انتظار در پشت خط تلفن صرف کنند و در نتیجه تجربه آن ها از سازمان بهبود می یابد.

4. عملکرد سازمان را بهبود می بخشد.

سیستم نوبت دهی سازماندهی شده کسب و کار شما را از تمام جهات بهبود می بخشد. اکنون کارکنان شما برای کار خود انگیزه دارند، زیرا همه چیز مرتب است و بهتر می توانند برای رزروهای آینده آماده شوند. در عین حال، می توانید اطلاعات مهمی مانند موارد زیر دست یابید:

  • تعداد رزروهای انجام شده
  • تعداد رزروهای لغو شده
  • اطلاعات تغییر یافته
  • جزئیات مربوط به پرداخت های انجام شده

مراحل راه اندازی سامانه نوبت دهی آنلاین

مراحل راه اندازی سامانه نوبت دهی آنلاین

مراحل راه اندازی سامانه نوبت دهی آنلاین

پیاده‌ سازی سیستم نوبت دهی به اهداف و نیازهای تجاری منحصر به فرد شما بستگی دارد و در عین حال می تواند برای هر کسب و کار متفاوت باشد. ما برای شما مراحلی که می تواند به راه اندازی این سیستم کمک کند را عنوان کردیم:

1. شخصی سازی صفحه نوبت دهی

هر سامانه نوبت دهی که طراحی و راه‌اندازی می‌کنید، باید مطابق با برند تجاری شما باشد. در غیر این صورت، مشتریان می توانند برای ارتباط با وب سایت شما با مشکل مواجه شوند.

علاوه بر این، می توانید تصویر لگو و برخی از کلمات کلیدی را وارد کنید که به راحتی با کسب و کار شما مرتبط هستند. همچنین می توانید صفحه را طوری تنظیم کنید که به عنوان یک ویجت در وب سایت شما ظاهر شود. اکنون مشتریان روی آن کلیک کرده و برای تنظیم نوبت به سیستم مراجعه می کنند.

2.طراحی سامانه به زبان های دیگر

در صورت ارائه خدمات به مشتریان سایر کشورها، حتماً از زبان بین الملی و درخوشبینانه ترین حالت ممکن از زبان های سایر کشورها در نرم افزار نوبت دهی استفاده کنید تا افراد دچار سردرگمی نشوند.

3.اطلاعات کسب و کار خود را وارد کنید.

اطلاعات مهم مانند ساعات کاری، مکان و منطقه زمانی، شماره تماس، زبان های عامل و در صورت لزوم روش های پرداخت قابل قبول را وارد کنید.

4. اطلاعات کارکنان و خدمات خود را وارد کنید.

پس از تکمیل اطلاعات کسب و کار در حین راه اندازی سامانه نوبت دهی، اکنون باید اعضای کارکنان خود و خدمات یا محصولاتی که ارائه می دهید را وارد کنید.  به عنوان مثال، سیستم رزرو بیمارستان باید شامل پزشکان باشد. اطمینان حاصل کنید که هر ورودی با جزئیات وارد شده باشد تا رزرو نوبت برای مشتریان آسان‌تر شود. به ویژه، برای بیمارستان باید رشته های مختلفی را که هر پزشک در آن تخصص دارد و ساعات در دسترس بودن آنان را مشخص کنید.

در بخش خدمات و محصولات، محل پر کردن دسته ‌های مختلف آن ها را بررسی کنید. بسته به محصولات و خدماتی که ارائه می دهید، دسته بندی ها متفاوت است. اما، سعی کنید همه آنها را وارد کنید تا تنوع را به مشتریان نشان دهید. همچنین، می توانید قیمت خدمات را برای جزئیات بهتر اضافه کنید و جزئیات مربوط به زمانی که در دسترس نیستند یا موجودی ندارند را درج کنید.

5. یک فرم نوبت دهی طراحی کنید.

شما باید متناسب با کسب و کار خود، فرم رزرو را سفارشی سازی کنید. که می تواند شامل موارد زیر باشد:

  • نام و نام خانوادگی
  • سن
  • پست الکترونیک
  • شماره تماس
  • نشانی
  • سایر اطلاعات

اگر نیاز دارید اطلاعات و مدارک بیشتری در رابطه با مشتری جمع آوری کنید، می توانید در ادامه فرم اولیه، فرم دیگری قرار دهید که مشتری ملزوم به وارد کردن اطلاعات و فرستان مدارک شود تا پس از آن بتواند وارد مراحل دیگر نوبت دهی شود.

6. در صورت گزینه پرداخت، فاکتور رزرو و گزینه های پرداخت آنلاین را تنظیم کنید.

فاکتور رزرو، جزئیات خدمات یا محصولات و هزینه آن را به مشتریان ارائه می دهد. که شامل:

  • تاریخ ثبت
  • تاریخ نوبت
  • نرخ ها و مقادیر
  • جزئیات پرداخت

باید در نظر داشته باشید که حتماً شرایط و ضوابط پرداخت را لحاظ کنید و همچنین یک خط مشی برای لغو نوبت و بازپرداخت هزینه در نظر بگیرید.

7. ارتباط خودکار با مشتری

ارتباط خودکار با مشتری از طریق سامانه نوبت دهی

ارتباط خودکار با مشتری از طریق سامانه نوبت دهی

با صدها رزرو، تماس با هر مشتری و تلاش برای پیگیری نوبت ها کاری طاقت فرسا می باشد. با این حال، سیستم های نوبت دهی با استفاده از ارتباط خودکار با مشتری طی مراحل مختلف نظیر استفاده از ایمیل، پیامک و شبکه های مجازی کار را برای شما آسان تر می کند.

این ارتباط به مشتریان کمک می کند تا از روند مراحل اطلاع داشته باشند. همچنین، اعلان‌ها بیان می‌کنند که چه زمانی باید رزرو مجدد زمان‌بندی شود و آیا زمان‌بندی مجدد موفقیت‌آمیز بوده است. سپس می‌توانید اطلاعات مهمی مانند تاریخ‌های رزرو جدید را برای پیشنهاد به مشتری ارسال کنید.

8. مجوز برای کارکنان

همانطور که در حال راه اندازی یک سامانه نوبت دهی آنلاین هستید، به یاد داشته باشید که کارکنان شما به یک مجوز مناسب برای ورود به سیستم نیاز دارند. از آنجایی که شما تنها فردی نخواهید بود که به سیستم دسترسی دارد، بهتر است حساب های مجزای کاربری برای کارکنان خود تنظیم کنید. هر حساب می‌تواند محدودیت‌های خاصی از نظر دسترسی که معمولاً با تغییر سطوح مجوزها تنظیم می‌شود، داشته باشد. مجوزها به شما این امکان را می دهد که قسمت هایی از سیستم را که نمی خواهید کاربر خاصی به آن دسترسی داشته باشد حذف کنید. به عنوان مثال، جزئیات پرداخت می تواند فقط برای مدیریت و بخش مالی نشان داده شود. بنابراین، هیچ کارمند دیگری اجازه مشاهده این اطلاعات را ندارد. همچنین، می توانید حساب ‌هایی را برای شرکای تجاری با مجوزهای خاص در نظر بگیرید.

9. تنظیم گزارش

داشتن گزارش های دقیق از اطلاعات به دست آمده به شما در تجزیه و تحلیل کسب و کار کمک می کند. این گزارش‌ها به شما نشان می‌دهند که کسب‌وکار چگونه است و چه چیزی باید تغییر کند. نمونه هایی از گزارش هایی که می توانید تنظیم کنید عبارتند از:

  • گزارشات مالی
  • تعداد و وضعیت رزروها
  • حراجی ها
  • و …

گزارش ها می توانند تا حد امکان جزئی یا مختصر باشند. همچنین، می توانید مجوزهایی را برای آنها تنظیم کنید که دسترسی کارکنان را محدود سازد.

10. قابلیت نمایش سامانه در گوشی های همراه و تبلت

نرم افزار نوبت دهی باید قابلیت نمایش در تلفن همراه یا تبلت را هم داشته باشد. به همین دلیل است که سیستم رزرو آنلاین باید بر روی یک  سیستم ابری اجرا شود زیرا نه تنها در سراسر جهان قابل دسترس خواهد بود، بلکه به طور خودکار به روز رسانی و نگهداری می شود.

11 .ارتباط با شرکت های ارائه نرم افزار نوبت دهی

پس  از طراحی و تعیین موارد لازم برای سامانه نوبت دهی، لازم است با شرکت های ارائه دهنده نرم افزار نوبت دهی مذاکره کنید تا سامانه موردنظر را برای کسب و کار شما سفارشی سازی کنند.

در آخر

مراکزی که ارائه دهنده خدمات به افراد هستند، برای تسهیل در ارائه خدمات خود به به یک سامانه نوبت دهی نیاز دارند.

نرم افزار نوبت دهی هر سازمانی باید با توجه به حجم مراجعه کنندگان و نوع خدمات خود طراحی و سفارشی سازی شود.

آیا به دنبال راه اندازی یک سیستم نوبت دهی آنلاین هستید؟ برای اطلاعات بیشتر با ما در کوشانتک تماس بگیرید.

برای مشاهده بروشور سیستم نوبت دهی و مدیریت صف کوشانتک روی لینک کلیک کنید.

منبع: وب سایت bookafy.com

نظرات خود را اضافه کنید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *


× مشاوره آنلاین