برای انتقال اطلاعات به EMR چه نکاتی را باید در نظر بگیریم؟

برای انتقال اطلاعات به EMR چه نکاتی را باید در نظر بگیریم؟

با وجود مزایای بسیاری که برای  EMR (پرونده الکترونیک پزشکی) وجود دارد، باید بدانید هنگامی که به دنبال انتقال اطلاعات از پرونده های پزشکی کاغذی به سوابق پزشکی الکترونیکی هستید، این انتقال کار آسانی نیست و نمی تواند یک شبه اتفاق بیفتد. به همین دلیل است که باید یک دیدگاه سیستماتیک داشته باشید و ترجیحاً انتقال از مدارک پزشکی کاغذی به الکترونیکی را به عنوان یک سری مراحل کوچک و متوالی در نظر بگیرید. جدا از آن، چند چالش پیش روی مراکز درمانی جهت دیجیتالی شدن پرونده ها وجود دارد که می توان موارد زیر را نام برد:

  • قوانین دولتی که تعیین می کند چه مدت باید سوابق را نگه دارید.
  • آیا زمان لازم برای اسکن مدارک دارید یا خیر؟
  • هزینه ها و نگرانی های برون سپاری اسکن مدارک
  • با فایل های کاغذی بعد از اسکن چه کار کنیم؟

با ما در این مقاله از کوشانتک همراه باشید تا با پیروی از نکات لازم و آسان نمودن فرآیند انتقال اطلاعات به پرونده الکترونیک بیشترین بهره را ببریم.

موارد مهم جهت انتقال مدارک پزشکی کاغذی به EMR

بررسی گردش کاری

در ابتدا باید در نظر بگیرید که کارکنان شما به فرآیند سوابق کاغذی یعنی همه چیز از صورتحساب گرفته تا پرونده های بیمار به صورت کاغذی عادت دارند و عادات قدیمی به سختی از بین می روند.

اولین چیزی که باید برای آن برنامه ریزی کنید، این است که گردش کار جدید شما با به کارگیری EMR چگونه تغییر می کند و به چه فناوری جدیدی نیاز خواهید داشت؟ علاوه بر رایانه، احتمالاً به اسکنرها، تبلت‌ها و شاید دستگاه‌های POS (برای صدور صورت‌حساب) متکی خواهید بود. کارکنان شما نمی توانند یک شبه خود را وفق دهند، بنابراین بسیار مهم است که شما تغییرات را از قبل به خوبی در میان بگذارید. جلسات آموزشی به کارکنان می تواند کمک کند تا در مورد بهترین شیوه های اسناد دیجیتال، انطباق با قوانین و به روز رسانی های گردش کاری آشنا شوند.

جدول زمانی انتقال خود را مستند کنید.

تعیین یک جدول زمانی به همه افراد درگیر در فرآیند انتقال، مسیر روشنی ارائه می دهد و احساس فوریت را القا می کند. این امکان وجود دارد که کارکنان و سایر ذینفعان شما با موانعی مواجه شوند که فرآیند انتقال منجر به عقب نشینی چند روزه شود، که بدون زمان بندی، هیچ کس آن را به عنوان یک عمل اولویت دار در نظر نخواهد گرفت. همچنین ایجاد یک جدول زمانبندی برای تیم خود جهت درک چگونگی شروع فرآیند انتقال مفید خواهد بود. مراحل فرآیند انتقال ممکن است شامل موارد زیر باشد:

  • تبدیل تمام فرم های جدید پذیرش بیمار به فرم های آنلاین (که به طور خودکار با سیستم EMR شما یکپارچه می شوند)
  • ایجاد لیستی از بیماران فعلی و فعال (در 12 ماه گذشته یا بیشتر) و علامت گذاری پرونده هایی که باید اسکن شوند.
  • علامت گذاری اطلاعات ضروری برای اسکن (اگر می خواهید کل مدارک را اسکن نکنید)
  • تعیین روز و زمان برای کارمندان برای اسکن سوابق (یا شروع فرآیند استخدام یا فرآیند برون سپاری)
  • ایجاد لیستی از بیماران غیر فعال یا نیمه فعال
  • اسکن فایل های قدیمی پس از تکمیل فایل های جدید
  • بررسی مجدد صحت فایل های اسکن شده و انجام ویرایش در صورت نیاز
  • ایجاد طرحی برای حذف یا ذخیره فایل های کاغذی

تعیین بودجه لازم برای انتقال مدارک به EMR

تعیین بودجه لازم برای انتقال مدارک به EMR

تعیین بودجه لازم برای انتقال مدارک به EMR

هنگام تبدیل فایل های کاغذی به فایل های الکترونیکی، برای شما چند گزینه جهت اسکن مدارک وجود دارد:

  • کارکنان فعلی به اسکن اسناد در اوقات فراغت خود بپردازند.
  • در صورت نیاز، کارکنان موقتی را برای اسکن اسناد استخدام کنید.
  • فایل ها را به یک شرکت شخص ثالث بسپارید تا اسناد را در فضای ابری اسکن و آپلود کند.

با این حال، هر گزینه مجموعه ای از مسائل خود را با خود به همراه دارد. اگر انجام این کار را به کارکنان خود واگذار کنید، ممکن است مدتی طول بکشد تا آنها اسکن مدارک را در کنار سایر وظایف خود تمام کنند و هزینه ای جدا از حقوق خود درخواست کنند. از سوی دیگر ممکن است استخدام کارکنان جدید برای این کار مشکلات و هزینه زیادی داشته باشد. اگر برای شرکت خارج از مرکز خود ارسال کنید، احتمال دارد در معرض خطر نقض قوانین و سایر نگرانی‌های حفظ حریم خصوصی قرار ‌گیرید، یا این خطر را دارید که فایل‌ها با استانداردهای مناسب پر نشوند.

پس بهترین راه حل چیست؟ در نهایت بستگی به بودجه و بازه زمانی شما دارد. به طور معمول بهتر است در صورت امکان، سوابق پزشکی را در مرکز خود نگهداری کنید و اسکن مدارک را به شرکت هایی واگذار کنید که شناخته شده و باسابقه هستند.

انتصاب رهبران انتقال

هنگامی که از پرونده های کاغذی به سوابق الکترونیکی پزشکی روی می آورید، ممکن است که برخی افراد سریعتر از سایرین سیستم جدید را انتخاب کنند. چرا که آنها احتمالاً بیشتر از بقیه به فناوری آگاه هستند یا کنجکاوی درونی خود را هدایت می کنند. شما می توانید از این به نفع خود استفاده کنید. یک نفر از هر بخش را آموزش دهید تا به عنوان «رهبر انتقال» عمل کند. رهبران انتقال به جای شرکت در جلسات آموزشی گسترده که به طور انبوه برای همه کارمندان وجود دارد، می توانند به افرادی که با سیستم ها و فرآیند های جدید درگیر هستند کمک کنند. آنها همچنین به عنوان یک فرد کانونی عمل می کنند، به طوری که مشاور EMR شما می تواند در صورت تمایل به اعلام موارد مهم یا به روز رسانی های مهم نرم افزار، با آنها ارتباط بگیرد.

شما مجبور نیستید همه چیز را تبدیل کنید.

فقط اطلاعات مورد نیاز را وارد EMR کنید

فقط اطلاعات مورد نیاز را وارد EMR کنید

گزینه دیگری که دارید، این است که فقط اطلاعات مورد نیاز خود را تبدیل کنید و بقیه را در یک فایل کاغذی نگهداری کنید.

در حالی که تبدیل تمام اطلاعات سوابق پزشکی کاغذی به سوابق پزشکی الکترونیکی می تواند سوابق کاغذی شما را منسوخ کند (به این معنی که در صورت نیاز می توان آنها را خارج از انبار ذخیره کرد و در فضای اداری شما صرفه جویی کرد)، می توانید به جای آن فقط اطلاعات ضروری را تبدیل کنید. اطلاعات مهم ممکن است شامل یادداشت‌هایی از چند ویزیت اخیر، فهرست داروها، تاریخچه پزشکی، نتایج آزمایشگاهی، فهرست مشکلات و غیره باشد. این رویکرد ترکیبی می تواند در زمان و تلاش شما صرفه جویی کند، زیرا کارکنان شما فقط باید اطلاعات بیمار را که در آن زمان مورد نیاز است اسکن کنند( در اصل هیچ اسکن مجدد پرونده های بیماران قدیمی وجود ندارد و پرونده ی بیماران جدید فوراً به EMR تبدیل می شوند.)

با گذشت زمان، کارکنان و پزشکان شما کمتر به فایل های کاغذی وابسته می شوند و اطلاعات مهم فقط در سیستم EMR یافت می شود.

فایل های الکترونیکی باید با فایل های کاغذی مطابقت داشته باشند.

مهم‌ترین وظیفه شما در هنگام انتقال اطلاعات، اطمینان از مطابقت کامل فایل‌های کاغذی با فایل‌های الکترونیکی خواهد بود. اگر تصمیم دارید فقط بخش‌ خاصی از فایل های کاغذی را در EMR اسکن کنید، باید برای اطمینان از سطح مشخصی از کنترل کیفیت، فایل های کاغذی را برای مدتی در مکان خاصی نگه دارید. همچنین باید قبل از بین بردن سوابق پزشکی کاغذی خود، EMR خود را از نظر خطا دوباره بررسی کنید. تا نگرانی های ایمنی و همچنین نگرانی های حفظ حریم خصوصی برای کلینیک و بیمار را از بین ببرید. همچنین با اسکن مدارک می توانید اطلاعات را برای مدت نامحدودی نگهداری کنید.

نحوه رسیدگی به مدارک کاغذی را تعیین کنید.

طبق قوانین دولتی، همه ارائه دهندگان مراقبت های درمانی باید سوابق پزشکی بیمار را برای حداقل چند سال از آخرین ویزیت نگهداری کنند.برای مثال مدارک بستری باید به مدت 10 سال نگهداری شود. بنابراین تمام فایل‌های ذخیره شده در قالب‌ های کاغذی را نمی‌توان صرفاً حذف کرد.

بهترین راه برای رسیدگی به سوابق کاغذی، اسکن مدارک پزشکی در EMR های اختصاصی افراد است. این عمل ممکن است یک فرآیند دستی و سخت باشد و تکمیل آن به زمان زیادی نیاز داشته باشد، اما برای یکپارچگی داده ها ضروری است. باز هم، بسیار مهم است که یک جدول زمانی انتقال را ترسیم و اجرا کنید. فقط آن را به یک تاریخ دلخواه نگذارید، زیرا این کار باعث کارایی یا بهره وری نمی شود.

برنامه ریزی برای تعیین چگونگی امنیت مدارک

چه سوابق کاغذی و چه الکترونیکی، تمرکز اصلی بر امنیت و محرمانه بودن داده های بیمار یکسان است.

هنگام انتقال سوابق فیزیکی به مدارک الکترونیکی، ممکن است محرمانه بودن مدارک بیمار به خطر بیفتد. چرا که داده های حیاتی احتمال دارد به بیرون درز کند، به ویژه برای افرادی که دسترسی غیرمجاز دارند. به همین دلیل است که باید مواردی مانند سطوح دسترسی و مسیرهای حسابرسی را در نظر بگیرید. امتیاز دسترسی به سوابق بیمار باید به تنهایی برای افراد مجاز باشد و هر ورودی مطابق با آن ثبت شود.

در آخر

با پیشرفت تکنولوژی، پرونده های کاغذی بیماران در بیشتر بیمارستان ها ، کلینیک ها و سایر مراکز درمانی با EMR جایگزین شده اند که می تواند مزایای بسیاری برای همه اعضای تیم مراقبت های درمانی و بیماران داشته باشد. با این حال، قبل از اجرای پرونده الکترونیکی پزشکی باید تمام موارد از جمله بودجه، چارچوب زمانی، نیازهای نیروی کار خود و سایر موارد را ارزیابی کنید.

برای برونسپاری اسکن مدارک کاغذی، همانطور که گفته شد باید با شرکت های شناخته شده و با تجربه مذاکره کرد تا از لحاظ امنیت و محرمانه بودن اطلاعات اطمینان حاصل کرد.

اگر همچنان با موارد دیگری در فرآیند انتقال پرونده های کاغذی به الکترونیکی سروکار دارید، می توانید با تماس با کوشانتک راهنمایی لازم را بگیرید.

منابع: وب سایت truenorthitg.com

وب سایت blog.intakeq.com

نظرات خود را اضافه کنید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *


× مشاوره آنلاین