داشبورد مدیریتی یک بخش مهم از سیستم هوش تجاری

یک سیستم هوش تجاری معمولا دارای 4 مولفه از جمله انبار داده، ابزارهای تحلیلی، مدیریت فرآیندهای تجاری و داشبورد های مدیریتی می باشد. داشبورد مدیریتی به صورت بصری همه شاخص های عملکرد کلیدی کسب و کار (KPI) را در یک مکان نشان می دهد و در قالبی آسان برای استفاده ارائه شده و با مدیران شرکت به اشتراک گذاشته می‌شوند، به طوری که همه اهداف، معیارها، آیتم‌های اقدام و KPIها برای دیدن همه تنظیم شده‌اند. داشبوردها به تیم ها کمک می کنند تا پیشرفت و موفقیت معیارهای شرکت را پیگیری کرده و مدیریت را قادر می سازند تا در مورد اهداف تجاری آینده تصمیمات مبتنی بر داده اتخاذ کند.

داشبوردهای مدیریتی ممکن است شامل نمودارها، تصاویر، جداول، داده های عددی و داده های مطالعات موردی یا ترکیبی از این عناصر باشند. این داشبوردها ابزارهای حیاتی برای فرآیندهای مدیریت هستند که به طور گسترده به اشتراک گذاشته شده و دیده می شوند.

اهمیت داشبورد مدیریتی

داشبورد مدیریتی همه معیارهای کسب و کار را در یک مکان ساده می کند و در قالبی ساده و قابل درک و از نظر بصری جذاب برای مدیران شرکت جهت دریافت تصویری فوری از اتفاقات کسب و کار شما با جزئیاتی از نحوه برتری یا شکست هر تیم در برآورده کردن نیاز آنها طراحی می شود.

در واقع داشبورد مدیریتی مدیریت شاخص های کلیدی عملکرد در یک مکان، اشتراک گذاری بینش و تصمیم گیری سریع بر اساس آخرین اطلاعات دریافتی است. داشبوردهای مدیریتی یک زبان جهانی هستند که همه به آن صحبت می کنند و دربرگیرنده عناصر بصری، اعداد و نمودارها می باشند.

مراحل اساسی برای ساخت داشبورد مدیریتی

مراحل اساسی برای ساخت داشبورد مدیریتی

مراحل اساسی برای ساخت داشبورد مدیریتی

 

داشبورد مدیریتی با مزایای بسیاری برای سازمان ها همراه است که اگر به خوبی طراحی شوند، می توانند دید یکپارچه ای از داده های حیاتی کسب و کار را در اختیار کارکنان کلیدی قرار دهند و به مدیران اطمینان دهند که فعالیت ها با اهداف و استراتژی های برنامه ریزی شده همگام هستند. همچنین شیوه های گزارش گیری مستعد خطا را بهبود می بخشند و بینش عمیق تری نسبت به داده های کسب و کار ارائه می دهند.

بسیاری از سازمان‌ها از فرآیند چهار مرحله‌ای زیر برای ایجاد موفقیت‌آمیز داشبورد مدیریتی جهت افزایش قابلیت‌های مدیریت عملکرد تجاری استفاده می‌کنند:

1. برنامه ریزی: شامل مرحله برنامه ریزی اولیه بر توسعه چشم انداز کلی برای پروژه متمرکز است که حول رسیدگی به مسائلی مانند موارد زیر است:

  • چالش های فعلی مدیریت عملکرد ما چیست؟
  • از چه نوع شاخص های کلیدی عملکرد می توان برای مدیریت بهتر سازمان استفاده کرد؟
  • چه نوع داشبورد مدیریتی، تصمیم گیری بهتر را برای مدیران آسان تر می کند؟
  • چگونه تصور می کنیم که داشبورد مدیریتی توسط مدیران مختلف در سراسر سازمان استفاده می شود؟
  • چگونه در استفاده از داشبوردهای مدیریتی حس مسئولیت پذیری ایجاد خواهیم کرد؟

2. طراحی: مرحله طراحی، برنامه های توافق شده قبلی را به یک طرح کلی راه حل و نقشه راه جهت پیاده سازی داشبورد مدیریتی تبدیل می کند. این مرحله شامل فعالیت هایی از قبیل:

  • نهایی کردن مجموعه ای کوچک اما مؤثر از شاخص های کلیدی عملکرد که می تواند توسط مدیران در سراسر سازمان برای اندازه گیری و بهبود عملکرد کسب و کار استفاده شود.
  • بررسی سیستم‌ها و فرآیندهای موجود که داده‌های مبادله‌ای را تولید می‌کنند که در داشبورد مدیریتی استفاده خواهد شد.
  • توسعه یک راه حل مدیریت داده های پایدار و قابل مدیریت برای پشتیبانی از نیازهای داشبورد مدیریتی پیش بینی شده فعلی و آینده

3. ساخت: مرحله ساخت داشبورد مدیریتی، فرآیند واقعی ساخت راه حل های به دست آمده از مرحله طراحی با استفاده از رویکرد آزمایشی تکراری است تا اطمینان حاصل شود که طراحی راه حل با انتظارات واقعی کاربر مطابقت دارد. مرحله ساخت معمولاً از مجموعه فعالیت های زیر تشکیل می شود:

  • توسعه یک “data mart” یا بازار داده برای عمل به عنوان یک مخزن اطلاعاتی جهت طراحی داشبوردهای مدیریتی مختلف
  • ایجاد هرگونه ادغام لازم با سیستم های زیربنایی
  • توسعه یک رابط کاربری استاندارد برای داشبورد مدیریتی که برای سازمان و ذینفعان مختلف مناسب‌تر باشد.
  • توسعه یک نمونه اولیه و دریافت بازخورد کاربر برای اطمینان از یک راه حل خوب طراحی شده
  • ساختن بر روی نمونه اولیه برای ایجاد نسخه “go live” بر اساس الزامات تعیین شده در مراحل برنامه ریزی و طراحی قبلی

4. ارتقاء: فاز بهبود، ویژگی های ذهنیت “بهبود مستمر” را در بر می گیرد که بر بهبود سیستم پس از اجرا و ایجاد موفقیت در پروژه برای افزایش وسعت و عمق راه حل های مبتنی بر داشبورد مدیریتی در سراسر سازمان متمرکز است.

چالش های داشبورد های مدیریتی

چالش های داشبورد های مدیریتی

چالش های داشبورد های مدیریتی

 

چالش‌ های متعددی برای موفقیت کسب ‌وکار وجود دارد، از رقبا و تغییر چشم‌انداز فناوری گرفته تا رفتارهای متحول مشتری و کارکنان.

داشبورد های مدیریتی می‌توانند ابزارهای قدرتمندی برای فرآیند کسب ‌وکار در نظر گرفته شوند، که هم نوید دید بهتری در مورد نحوه کارآمدی یک سازمان ارائه ‌دهند و هم خطر گزارش‌دهی اضافی در شرایط کاری سنگین موجود را ارائه ‌دهند. داشبوردهای موفق فقط بر روی چند شاخص کلیدی عملکرد تمرکز می‌کنند و حوزه‌های عملکردی مهم را بدون تکرار دامنه پوشش می‌دهند.

شاخص های کلیدی عملکرد که توسط اعضای تیم قابل اجرا هستند نیز در ارائه عملکرد بهبود یافته مؤثرتر هستند. به عنوان مثال یک سازمان ممکن است برای یک مقدار فروش از اهداف تعیین شده تلاش کند. با این حال این یک شاخص عملکرد بسیار عمومی است و چیزهای قابل عملی را نشان نمی دهد. تقسیم این معیار به اهداف عملکردی همسو، مانند تعداد سرنخ‌های جدید برای بازاریابی، تعداد مشتریان جدید برای فروش و نرخ‌ های تمدید برای پشتیبانی می‌تواند منجر به عملکرد و هماهنگی بهتر بین اعضای تیم شود.

داشبورد مدیریتی الزامات فنی متفاوتی دارد، از توزیع و امنیت گرفته تا تمرینات و سطوح پایین تر که اغلب نادیده گرفته می شود، الزاماتی که می توانند از خود داده ها ناشی شوند. به عنوان مثال بسیاری از سیستم‌ های CRMتوانایی مدیریت پیش‌بینی فروش را فراهم می‌کنند که نشان‌دهنده جدیدترین نسخه از تمام به‌روزرسانی‌های سیستم است. دپارتمان های حسابداری اغلب وظیفه ردیابی تغییرات پیش بینی ها را به صورت ماه به ماه بر عهده دارند و این امر مستلزم ذخیره نسخه های تاریخی داده ها برای مقایسه است. عدم ارزیابی صحیح این الزامات داده، ارزش پروژه داشبورد مدیریتی را با افزودن فعالیت‌های دستی به فرآیند، افزایش هزینه و کاهش زمان‌بندی تضعیف می‌کند.

به طور مشابه عدم هماهنگی صحیح فرآیندهای تجاری با الزامات داشبورد مدیریتی می تواند باعث عدم دقت شود. در مثال بالا، ثبت میزان پیش‌بینی فروش بدون هماهنگی با تیم فروش برای اطمینان از وارد شدن به‌روزرسانی‌های پیش‌بینی شده تا تاریخ معینی غیرممکن است.

چه معیارهای باید در هر داشبورد مدیریتی گنجانده شود؟

معیار های لازم برای طراحی داشبورد مدیریتی

معیار های لازم برای طراحی داشبورد مدیریتی

 

1. نشانگرهای وضعیت قرمز-زرد-سبز

نشانگرهای وضعیت (RAG) یک عنصر بصری مناسب برای داشبورد مدیریتی هستند که از رنگ‌های قرمز، زرد و سبز برای نشان دادن اینکه کدام پروژه‌ها و محصولات تحویلی نیاز به توجه فوری دارند، استفاده می‌شود.

  • قرمز: نامطلوب، منفی، نیاز به اقدام فوری دارد.
  • زرد: خنثی، طبق معمول عمل کنید.
  • سبز: مطلوب، مثبت، کمتر به اقدام فوری نیاز دارد.

شاخص های RAG برای کمک به اولویت بندی مواردی که نیاز به توجه دارند مفید هستند. یک داشبورد مدیریتی باید به سرعت اطلاعات حیاتی را منتقل کند و این برچسب ها به انجام این کار کمک می کنند.

داشتن وضعیت‌های RAG در داشبورد مدیریتی بسیار مهم است، زیرا آنها به تیم کمک می‌کنند از تمرکز فوری مطلع شوند. اگر اندازه گیری سبز باشد، آنها می توانند از آن بگذرند و توجه بیشتری به نشانگرهای قرمز داشته باشند. به طوری که مدیران بدانند زمان، بودجه و منابع بیشتری را برای تبدیل مقادیر قرمز به سبز یا زرد اختصاص دهند.

2.نمایش عملکرد فرآیند ها با یک کلیک

فکر کنید نمایش عملکرد کمپین در کل، قطعاً چیزی است که باید در داشبورد مدیریتی خود لحاظ کنید. این معیاری است که بر درآمد تأثیر می گذارد، بنابراین چیزی است که مدیران باید بدانند.

بارت تورچینسکی از ResumeLab اهمیت این موضوع را بیشتر توضیح می‌دهد: «ما می‌توانیم عملکرد کمپین‌هایمان را با کلیک‌ها، هزینه‌های ما و هزینه‌های هر مشتری ببینیم. دیدن ثمره تلاش هایمان به این وضوح عالی است. ما از این برای تقویت روحیه برای کسانی که این کمپین ها را پیش می برند استفاده می کنیم. اگر در این معیار ضعیف باشیم، می‌توانیم به سرعت تطبیق دهیم و به تیم کمک کنیم.»

3. ارزیابی ماهانه، فصلی یا سالانه

مقایسه می‌تواند دیدگاهی را در مورد عملکرد خوب یا ضعف شرکت به مدیران ارائه دهد.

روندها و پیشرفت‌های بلندمدت بیشتر از نوسانات زمان حال اهمیت دارند. با مقایسه پیشرفت فصلی و سال های گذشته، می توانید همه چیز را در چشم انداز نگه دارید. ممکن است اخیراً افتی را تجربه کرده باشید، اما دیدن اینکه علیرغم این موضوع، بهتر از یک سال پیش عمل کرده اید، می تواند دلگرم کننده باشد. چه بهتر یا بدتر از فصل یا سال مالی قبل از آن باشید، قرار دادن این مورد در داشبورد مدیریتی، نکات نگران کننده یا ستایشی را که تیم اجرایی می تواند به تک تک مدیران جلب کند، برجسته می کند.

آیا شرایط تخفیف‌دهنده‌ای وجود داشت که مانع از انجام بهترین عملکرد تیم شما شد، به عنوان مثال با شروع کرونا فقط یک ماه تعطیل بودید؟ دانستن دلایل از دست دادن عملکرد می تواند کمک کند تا همه چیز در چشم انداز باشد و به تیم ها کمک کند تا چگونگی بازگشت به زمان های موفق تر را تجزیه و تحلیل کنند.

4. میانگین زمان

در حالی که مدیران به طور طبیعی به سمت پایان مالی کارها کشیده می‌شوند، یعنی چیزی که در واقع منجر به درآمد هایی برای کسب و کار می‌شود، معیارهای کلی عملکرد بازاریابی شما باید در داشبورد مدیریتی گنجانده شود. شما باید مواردی مانند میانگین زمان را در صفحه داشبورد قرار دهید.

مدت زمانی که کاربر در وب‌ سایت شما باقی می‌ماند، می‌تواند به شما کمک کند تا تعیین کنید آیا محتوای مفیدی دارید یا خیر. به طور کلی اگر کاربر 2 تا 3 دقیقه در سایت شما بماند، نتیجه خوبی خواهید داشت، زیرا به این معنی است که به محتوای شما علاقه مند است. این به شما کمک می‌کند تا بدانید که آیا باید موضوعات یا شیوه نوشتن یا محتوای خود را تغییر دهید تا کاربران بیشتری جذب کنید یا اگر نتایج خوبی کسب می‌کنید، همان اقدامات را به صورت مداوم انجام دهید.

این معیار می تواند به تیم بازاریابی شما اطلاع دهد که چه نوع محتوایی برای خوانندگان مفید و جالب است و چه چیزی نیست. دانستن این موضوع می‌تواند به اصلاح مواردی که در صفحات فرود (Landing Page) و پست‌های وبلاگ آینده اضافه شود کمک کند. این معیار ممکن است تأثیر مستقیمی بر درآمد نداشته باشد، اما به طور غیرمستقیم بر نتایج درآمد تأثیر می گذارد، بنابراین برای پیگیری تیم بازاریابی شما مفید هستند.

5. هزینه جذب مشتری (CAC)

هزینه جذب مشتری (CAC) هزینه به دست آوردن یک مشتری جدید یا مجموع درآمدی است که تیم شما برای بازاریابی و جذب مشتری جهت تصمیم گیری میزان خرید هزینه می کند.

از آنجایی که این می تواند یک فرآیند با هزینه زیاد برای تیم شما باشد، اما معیار مهمی برای رسیدن به اهداف تعیین شده است. حتی اگر در حال کسب درآمد هستید، اگر CAC را به ازای هر مشتری در نظر نگیرید، سود خالص شما ممکن است کمتر از هر چیزی باشد که تخمین زده اید و داشبورد مدیریتی، داده های اشتباه را نشان دهد.

با ایجاد و اندازه‌گیری CAC با ارزش طول عمر مشتری (CLV)، می‌توانید بدانید که کدام کانال‌های جذب مشتری کار می‌کنند و کدامیک باید به طور کامل یا جزئی بازنگری شوند.

6. سود و زیان ماهانه

داشبورد مدیریتی شما در هر زمان از سال مالی (ابتدا سال، پایان هر فصل، نیمه یا در پایان سال) در نرم افزار داشبورد کسب و کار شما قابل دسترسی است. که به این معنی است برای توانایی ردیابی سود و زیان ماهانه تیم اجرایی شما جهت پیگیری بسیار عالی است.

در واقع درآمد به خودی خود نشان دهنده عملکرد خوب یک شرکت نیست. اگر هر هفته درآمد فوق‌العاده بالایی داشته باشید، اما هزینه ‌های تولید بالا باشد، شرکت شما دوام نخواهد داشت. شرکت‌هایی که دوام دارند، آن‌هایی هستند که به طور مداوم ماه‌هایی را با سود به پایان می‌رسانند. البته همیشه ماه‌هایی وجود خواهند داشت که آنها با ضرر تمام می‌شوند، اما روند کلی باید به سمت سودهای قابل توجه حرکت کرده، که به مراقبت از این ضررها کمک کند.

همچنین اگر شرکت شما به طور مداوم درآمد کسب نمی کند، مشکلی وجود دارد. یک ماه از دست رفته طبیعی است. اما ضررهای ناشی از درآمدهای از دست رفته منظم به این معنی است که چیزی اشتباه است. قرار دادن این معیار در داشبورد خود برای ردیابی ماهانه، یک راه عالی برای مشاهده سودهای رو به کاهش، قبل از اینکه از کنترل خارج شوند است.

7. شفافیت درآمد

هر تیم در سازمان شما به طور مستقیم یا غیرمستقیم در درآمد شرکت دخیل هستند. خواه این تیم فروش باشد که تأثیر مستقیمی بر درآمد دارد، یا تیم بازاریابی که ممکن است تأثیر غیرمستقیمی داشته باشد، شفاف بودن در مورد اهداف درآمدی در نظر گرفته شده و واقعی در داشبورد مدیریتی شما می تواند درآمد را برای مدیریت بالاتر در نظر بگیرد.

با این کار شما نه تنها شفافیت را برای مدیران ارائه می کنید، بلکه به طور بالقوه هرگونه اشتباهی را که تیم فروش شما در سال مالی گذشته داشته است شناسایی کرده و به تعیین دقیق این مشکلات و نحوه رفع آنها کمک می کنید.

در آخر

داشبورد مدیریتی برای هر کسب و کاری، صرف نظر از نوع فعالیت ضروری است. داشبوردهای مدیریتی ابزارهای تجاری هستند که کلمات، اعداد و عناصر بصری را در قالبی خوانا جمع‌آوری می‌کنند، که هم از نظر زیبایی‌شناختی دلپذیر است و هم برای ذهن اعداد محور جذاب است.

پروژه های داشبورد مدیریتی اگر به شیوه ای مؤثر برنامه ریزی و طراحی شوند، ابتکارات عملکرد سازمانی بهبود می یابد.

داشبورد مدیریتی شرکت دانش بنیان کوشانتک با استفاده از بروزترین تکنولوژی و فناوری های جدید، طراحی و ساخته شده است تا با بهینه سازی داده ها از لحاظ کیفیت و سرعت انتقال آن ها، بستری برای بهبود عملکرد سازمان ها مطابق با اهداف تعیین شده فراهم کند.

منابع: وب سایت kmco.com

وب سایت kmco.com

وب سایت databox.com

نظرات خود را اضافه کنید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *


× مشاوره آنلاین