یکی از مهمترین مسائل در مراکزی که ارائه دهنده خدمات به افراد هستند، موضوع سامانه نوبت دهی و مدیریت صف برای مراجعه کنندگان می باشد. علاوه بر آن با توجه به شیوع ویروس کرونا، راه اندازی این سیستم می تواند به حفظ فاصله اجتماعی و رعایت پروتکل های بهداشتی کمک کند، زیرا خطر شیوع ویروس همچنان بالاست. در این مقاله از مجله کوشان تک درباره ی این سیستم و مواردی که ممکن است در مورد آن برای شما سؤال پیش بیاید، پرداختیم پس با ما همراه باشید.
سیستم نوبت دهی چیست ؟
تعیین زمان پذیرش، کاری به ظاهر ساده به نظر می رسد اما با افزایش تعداد افراد، می تواند به سرعت مشکلاتی از جمله: ازدحام بی مورد و طولانی مدت، اتلاف وقت ، افزایش نارضایتی کادر مرکز و …. را به همراه داشته باشد و سازمان شما را به چالش بکشد. همچنین تعیین قرار ملاقات از طریق تلفن یک فرایند وقت گیر و ناخوشایند است، به ویژه در جامعه ی امروز ما که بیشتر کارها از طریق اینترنت و به صورت آنلاین انجام می شود. بنابراین برقراری سیستم نوبت دهی در مراکز امری مهم و ضروری است، چرا که به جای اینکه تلفن را بردارید و با افراد تماس بگیرید، می توانید بصورت آنلاین ارتباط برقرار کنید. این سیستم شامل موارد زیر می باشد:
- رزرو اینترنتی
- رزرو از طریق برنامه موبایل با اپلیکیشن خود مرکز
- رابط کاربری با کارکنان مرکز تماس
هنگامی که یک سامانه نوبت دهی با یک سیستم مدیریت صف ادغام می شود، به یک سیستم قدرتمند تبدیل می شود، چرا که سازمان ها را قادر می سازد تا مشتریان را بصورت یکپارچه از یک بازدید آنلاین به صورت حضوری منتقل کنند.
سیستم نوبت دهی و مدیریت صف چگونه کار می کند؟
روش های مختلفی وجود دارد، اما متداول ترین سامانه های نوبت دهی و مدیریت صف به این شکل عمل می کنند:
- مراجعه کننده می تواند به صورت آنلاین از طریق رزرو اینترنتی و یا تماس با مرکز، نوبت خود را رزرو کند. در این قسمت مراجعه کننده می تواند خدمات مورد نیاز و همچنین فرد ارائه دهنده خدمت را انتخاب و در صورت تأیید، نوبت را دریافت کند.
- نزدیک به تاریخ نوبت، جهت یادآوری به مراجعه کننده پیام ارسال می شود. در این پیام محل خود را در هنگام قرار ملاقات کنترل می کند و مجبور نیست مدت زمان زیادی را معطل شود.
- وقتی نوبت به مراجعه کننده می رسد، جهت اطمینان از حضور آنها در مرکز با آن ها تماس گرفته می شود.
مزایای سیستم نوبت دهی و مدیریت صف چیست؟
مزایای سامانه نوبت دهی
سامانه نوبت دهی مزایای زیادی را برای ارائه دهندگان خدمات و مراجعه کنندگان آن ها دارد که می توان موارد زیر را نام برد:
مزایا برای مراجعه کنندگان:
- کاهش زمان انتظار
- آرامش خاطر
- تجربه بهتر
مزایا برای مشاغل و ارائه دهندگان خدمات:
- کنترل جریان ورود و جلوگیری از ازدحام افراد در مرکز
- تطبیق درخواست خدمات با شایستگی کارکنان
- بهبود بهره وری عملیاتی و کارکنان
- کاهش فشار کاری به کارکنان
نکات مهم در هنگام سرمایه گذاری در سامانه نوبت دهی و مدیریت صف
برای دریافت کامل از مزایای سامانه نوبت دهی و مدیریت صف، در نظر گرفتن یک سری از نکات ضروری و مهم است. این نکات شامل موارد زیر می باشد:
- آیا شامل تقویم آنلاین و ماژول نوبت دهی است؟
- آیا این سیستم گزینه ای را جهت چک کردن نوبت مجازی و یا حضوری ارائه می دهد؟
- آیا به طور کامل با سیستم مدیریت صف ادغام شده است؟
- آیا تأیید و یادآوری خودکار را به مراجعه کننده ارائه می دهد؟
- آیا از قابلیت های هوش تجاری برای ترکیب نوبت دهی و مشارکت مراجعه کنندگان برخوردار است؟ داشتن این مورد برای برنامه ریزی تخصیص کارکنان مفید خواهد بود.
بهترین راه برای بهینه سازی این سامانه
سیستم نوبت دهی زمانی بهترین عملکرد را دارد که به طور کامل با سیستم مدیریت صف که می تواند ورود و کلیه مراحل حضور مراجعه کننده را مدیریت کند، یکپارچه شود. در اینجا نکات دیگری را برای بهینه سازی این سیستم آورده شده است:
- بسته به خدمات موجود برای افزایش کارایی، مراجعه کنندگان را در رزروهای خود به صف های مختلف تقسیم بندی کنید.
- با مدیریت محل حضور مراجعین و یا ایجاد فرآیندی متفاوت از قوانین تماس برای کاهش تعداد افراد منتظر، تعداد بازدیدکنندگان را کنترل کنید.
- برای تخصیص بهتر کارکنان جهت به دست آوردن یک دوره انتظار متعادل و کنترل شده برنامه ریزی کنید.
- مراجعه کنندگان را از تأیید رزرو، زمان یادآوری، مدت زمان انتظار و یا هرگونه تغییر در جریان بگذارید.
- داده های زمان انتظار و خدمات، تعداد مشتریان منتظر و رضایت مراجعه کنندگان را برای بهبود عملکرد خدمات تجزیه و تحلیل کنید.
مزایای سیستم نوبت دهی و مدیریت صف در دوران کرونا
سیستم نوبت دهی یکی از ساده ترین راه ها برای اطمینان از این که مراجعه کنندگان به مرکز شما نیازی به گذراندن زمان انتظار در محل را ندارند تا نوبت به خدمات آنها برسد. بنابراین با برنامه ریزی وقت نوبت مشتریان، زمان انتظار به میزان قابل توجهی کاهش یافته و از ازدحام در محل انتظار جلوگیری می شود. به این ترتیب، شما به عنوان ارائه دهنده خدمات، جریان ورود مراجعه کننده را کنترل کرده و منابع خود را بهینه می سازید و از سوی دیگر جمعیت غیر منتظره را کاهش داده یا حتی از بین می برید.
بنابراین سرمایه گذاری در راه حل هایی که می تواند ورود و گردش مراجعه کننده را مدیریت کند، می تواند به مشاغل و سازمان ها کمک کند تا خدمات خود را با حفظ استاندارد ایمنی بالا در دوران کرونا ارائه دهند.
کدام مراکز در دوران کرونا از سامانه نوبت دهی و مدیریت صف بیشترین بهره را می برند؟
سیستم نوبت دهی و مدیریت صف را می توان برای هر مرکز با هر نوع فعالیت که ارائه دهنده خدمات به افراد است، استفاده کرد. از این مراکز می توان به موارد زیر اشاره کرد:
برای مراکز درمانی:
از آنجا که کارکنان مراکز درمانی در دوران کرونا با افزایش حجم کاری روبه رو هستند، سیستم نوبت دهی بیمار می تواند راهی برای کاهش برخی از استرس ها باشد. با راه اندازی سیستم نوبت دهی و مدیریت صف، می توان تخصیص منابع را از قبل برنامه ریزی کرد، کارایی را افزایش و سطح استرس کارکنان را کاهش داد.
برای ادارات دولتی:
ادارات دولتی مانند مالیات، بیمه، بانک ها و سایر مراکزی که اکثراً با تعداد زیادی مراجعه کننده روبه رو هستند، سیستم نوبت دهی می تواند در دوران کرونا راه حل بسیار مفیدی باشد. چرا که می تواند به مدیریت جریان مراجعه کنندگان و سازماندهی قرارها کمک کند.
برای فروشگاه های خرده فروشی:
چالشی که اکثر فروشگاه های خرده فروشی در دوران کرونا با آن روبه رو هستند، مقررات مربوط به حداکثر حضور تعداد افراد مجاز در یک مکان سرپوشیده در هر زمان می باشد. با این حال می توانیدکسب و کار خود را با راه اندازی سیستم نوبت دهی ادامه دهید. در اینجا چند روش برای بهینه سازی سیستم نوبت دهی بیان کردیم:
- فاصله اجتماعی را در فروشگاه ها اعمال کنید. به این ترتیب، افراد برای ورود به فروشگاه مجبور نیستند در صف فیزیکی منتظر بمانند، اما می توانند با رزرو نوبت ، بازدید خود را برنامه ریزی کنند.
- همچنین با فروش اینترنتی، مشتریان می توانند کالاها را به صورت آنلاین سفارش دهند و در زمان مناسب تحویل بگیرند.
برای مشاغل کوچک:
جدا از مراکز ذکر شده، سیستم نوبت دهی می تواند برای انواع مختلف مشاغل با اندازه های مختلف استفاده شود. از آنجا که نیاز به محدود کردن تعداد افراد در یک مکان سرپوشیده است، راه اندازی سیستم نوبت دهی انتخاب مناسبی برای رستوران ها، سالن ها و باشگاه ها می باشد.
در آخر
یک سامانه نوبت دهی و مدیریت صف به مراکز کمک می کند تا در زمان و هزینه ها صرفه جویی شود، همچنین کارکنان می توانند علاوه بر کنترل و برنامه ریزی قرار ملاقات ها، برای ارائه تجربه بهتر به افراد تمرکز کنند.
باید در کنار سیستم نوبت دهی، سیستم مدریت صف را هم در نظر بگیرید تا به نتیجه بهتری برسید.
اگر به دنبال راه اندازی یک سیستم نوبت دهی و مدیریت صف مناسب برای سازمان یا مرکز خود هستید، می توانید با تماس با کارشناسان کوشان تک راهنمایی های لازم را دریافت کنید.
منبع: وب سایت qmatic.com
