سیستم نوبت دهی، نکات و مزایای آن در دوران کرونا

سیستم نوبت دهی، نکات و مزایای آن در دوران کرونا

یکی از مهمترین مسائل در مراکزی که ارائه دهنده خدمات به افراد هستند، موضوع سیستم نوبت دهی و مدیریت صف مراجعه کنندگان می باشد. علاوه بر آن با توجه به شیوع ویروس کرونا، راه اندازی این سیستم می تواند به حفظ فاصله اجتماعی و رعایت پروتکل های بهداشتی کمک کند، زیرا خطر شیوع ویروس همچنان بالاست. در این مقاله از مجله کوشان تک درباره ی سیستم نوبت دهی و مواردی که ممکن است در مورد آن برای شما سؤال پیش بیاید، پرداختیم پس با ما همراه باشید.

سیستم نوبت دهی

تعیین وقت قبلی، یکی از فرآیندهایی است که با افزایش تعداد مراجعه کننده می تواند مشکلات اساسی برای مراکز ایجاد کند. تعیین زمان پذیرش ، کاری به ظاهر ساده به نظر می رسد اما با افزایش تعداد افراد، می تواند به سرعت مشکلاتی از جمله: ازدحام بی مورد و طولانی مدت، اتلاف وقت ، افزایش نارضایتی کادر مرکز و …. را به همراه داشته باشد و سازمان شما را به چالش بکشد.

همچنین تعیین قرار ملاقات از طریق تلفن یک فرایند وقت گیر و ناخوشایند است، به ویژه در جامعه ی امروز ما که بیشتر کارها از طریق اینترنت و به صورت آنلاین انجام می شود. بنابراین، به جای اینکه تلفن را بردارید و با افراد تماس بگیرید، بصورت آنلاین ارتباط برقرار کنید. پس برقراری سیستم نوبت دهی در مراکز امری مهم و ضروری است. انواع سیستم نوبت دهی می تواند شامل موارد زیر باشد:

  • رزرو اینترنتی
  • رزرو از طریق برنامه موبایل با اپلیکیشن خود مرکز
  • رابط کاربری با کارکنان مرکز تماس

هنگامی که یک سیستم نوبت دهی با یک سیستم مدیریت صف ادغام می شود، به یک سیستم قدرتمند تبدیل می شود، چرا که سازمان ها را قادر می سازد تا مشتریان را بصورت یکپارچه از یک بازدید آنلاین به صورت حضوری منتقل کنند.

سیستم نوبت دهی چگونه کار می کند؟

روش های مختلفی وجود دارد، اما متداول ترین سیستم های نوبت دهی به این شکل عمل می کنند:

  • مشتری می تواند به صورت آنلاین از طریق رزرو اینترنتی و یا تماس با مرکز، نوبت را رزرو کند. در این قسمت، مشتری می تواند خدمات مورد نیاز خود و همچنین فرد ارائه دهنده خدمت را انتخاب کند و در صورت تأیید، نوبت را دریافت کند.
  • نزدیک به تاریخ نوبت، جهت یادآوری به مشتری پیام ارسال می شود. در این پیام محل خود را در هنگام قرار ملاقات کنترل می کنند و مجبور نیستند مدت زمان زیادی را معطل شوند.
  • وقتی نوبت به مشتری می رسد، جهت اطمینان از حضور آنها در مرکز با آن ها تماس گرفته می شود.

مزایای سیستم نوبت دهی چیست؟

مزایای سیستم نوبت دهی

مزایای سیستم نوبت دهی

سیستم نوبت دهی مزایای زیادی را برای ارائه دهندگان خدمات و مشتریان آن ها دارد که می توان موارد زیر را نام برد:

مزایای سیستم نوبت دهی برای مشتریان:

  • کاهش زمان انتظار
  • آرامش خاطر
  • تجربه بهتر

مزایای سیستم نوبت دهی برای مشاغل و ارائه دهندگان خدمات:

  • کنترل جریان ورود و جلوگیری از ازدحام افراد در مرکز
  • تطبیق درخواست خدمات با شایستگی کارکنان
  • بهبود بهره وری عملیاتی و کارکنان
  • فشار کاری کمتری به کارکنان وارد می شود.

نکات مهم در هنگام سرمایه گذاری در سیستم نوبت دهی

برای دریافت کامل از مزایای سیستم نوبت دهی، در نظر گرفتن یک سری از نکات ضروری و مهم است. این نکات شامل موارد زیر می باشد:

  • آیا شامل تقویم آنلاین و ماژول نوبت دهی است؟
  • آیا این سیستم گزینه ای را جهت چک کردن نوبت مجازی و یا حضوری ارائه می دهد؟
  • آیا به طور کامل با سیستم مدیریت صف ادغام شده است؟
  • آیا تأیید و یادآوری خودکار را به مشتری ارائه می دهد؟
  • آیا از قابلیت های هوش تجاری برای ترکیب نوبت دهی و مشارکت مشتریان برخوردار است؟ داشتن این مورد برای برنامه ریزی تخصیص کارکنان مفید خواهد بود.

بهترین راه برای بهینه سازی سیستم نوبت دهی

سیستم نوبت دهی زمانی بهترین عملکرد را دارد که به طور کامل با سیستم مدیریت صف که می تواند ورود و کلیه مراحل حضور مشتری را مدیریت کند ، یکپارچه شود. در اینجا نکات دیگری را برای بهینه سازی سیستم نوبت دهی آورده شده است:

  • بسته به خدمات موجودثذادئ ئوو برای افزایش کارایی ، مشتریان را در رزروهای خود به صف های مختلف تقسیم بندی کنید.
  • با مدیریت محل حضور مراجعین و یا ایجاد مجموعه ای متفاوت از قوانین تماس برای کاهش تعداد افراد منتظر، تعداد بازدیدکنندگان را کنترل کنید.
  • برای تخصیص بهتر کارکنان جهت به دست آوردن یک دوره انتظار متعادل و کنترل شده برنامه ریزی کنید.
  • مشتریان را از تأیید رزرو، زمان یادآوری، مدت زمان انتظار و یا هرگونه تغییر در جریان بگذارید.
  • داده های زمان انتظار و خدمات، تعداد مشتریان منتظر و رضایت مشتریان را برای بهبود عملکرد خدمات تجزیه و تحلیل کنید.

مزایای سیستم نوبت دهی در دوران کرونا

سیستم نوبت دهی یکی از ساده ترین راه ها برای اطمینان از این که مراجعه کنندگان به مرکز شما نیازی به گذراندن زمان انتظار در محل را ندارند تا نوبت به خدمات آنها برسد. بنابراین با برنامه ریزی وقت نوبت دهی مشتریان، زمان انتظار را به میزان قابل توجهی کاهش داده و از ازدحام در محل انتظار جلوگیری می کنید. به این ترتیب، شما به عنوان ارائه دهنده خدمات جریان ورود مشتری را کنترل کرده و منابع خود را بهینه می کنید و از سوی دیگر جمعیت غیر منتظره را کاهش داده یا حتی از بین می برید.

بنابراین سرمایه گذاری در راه حل هایی که می تواند به مدیریت ورود و گردش مشتری کمک کند ، می تواند به مشاغل و سازمان ها کمک کند تا خدمات خود را با حفظ استاندارد ایمنی بالا در دوران کرونا ارائه دهند.

کدام مراکز در دوران کرونا از سیستم نوبت دهی بیشترین بهره را می برند؟

سیستم نوبت دهی را می توان برای هر مرکز با هر نوع فعالیت که ارائه دهنده خدمات به افراد است، استفاده کرد. از این مراکز می توان به موارد زیر اشاره کرد:

سیستم نوبت دهی برای مراکز درمانی:

از آنجا که کارکنان مراکز درمانی در دوران کرونا با افزایش حجم کاری روبه رو هستند، سیستم نوبت دهی بیمار می تواند راهی برای کاهش برخی از استرس ها باشد. با راه اندازی سیستم نوبت دهی، می توان تخصیص منابع را از قبل برنامه ریزی کرد، کارایی را افزایش و سطح استرس کارکنان را کاهش داد.

سیستم نوبت دهی برای ادارات دولتی:

ادارات دولتی مانند مالیات، بیمه، بانک ها و سایر مراکزی که اکثراً با تعداد زیادی مراجعه کننده روبه رو هستند، سیستم نوبت دهی می تواند در دوران کرونا راه حل بسیار مفیدی باشد. چرا که می تواند به مدیریت جریان بازدیدکنندگان و سازماندهی قرارها کمک کند.

سیستم نوبت دهی برای فروشگاه های خرده فروشی:

چالشی که اکثر فروشگاه های خرده فروشی در دوران کرونا با آن روبه رو هستند، مقررات مربوط به حداکثر حضور تعداد افراد مجاز در یک مکان سرپوشیده در هر زمان می باشد. با این حال می توانیدکسب و کار خود را با راه اندازی سیستم نوبت دهی ادامه دهید. در اینجا چند روش برای بهینه سازی سیستم نوبت دهی بیان می کنیم:

فاصله اجتماعی را در فروشگاه ها اعمال کنید. به این ترتیب، افراد برای ورود به فروشگاه مجبور نیستند در صف فیزیکی منتظر بمانند، اما می توانند با رزرو نوبت ، بازدید خود را برنامه ریزی کنند.

همچنین با فروش اینترنتی، مشتریان می توانند کالاها را به صورت آنلاین سفارش دهند و در زمان مناسب تحویل بگیرند.

سیستم نوبت دهی برای مشاغل کوچک:

جدا از مراکز ذکر شده ، سیستم نوبت دهی همچنین می تواند برای انواع مختلف مشاغل با اندازه های مختلف استفاده شود. از آنجا که نیاز به محدود کردن تعداد افراد در یک مکان سرپوشیده است، سیستم نوبت دهی برای رستوران ها، سالن ها و باشگاه ها می تواند به مشاغل کمک کند تا در شرایط کرونا به راحتی کار کنند.

در آخر

یک سیستم نوبت دهی به مراکز کمک می کند تا در زمان و هزینه ها صرفه جویی شود، همچنین کارکنان می توانند قرار ملاقات ها را به آسانی کنترل و برنامه ریزی کنند و برای ارائه تجربه بهتر به افراد تمرکز کنند.

باید در کنار سیستم نوبت دهی، سیستم مدریت صف را هم در نظر بگیرید تا به نتیجه بهتری برسید.

اگر در نظر دارید که سازمان و یا مرکز خود را به سیستم نوبت دهی مجهز کنید و درباره ی انجام این فرآیند نگران هستید. برای شناخت و آشنایی بیشتر با این نرم افزار با ما در کوشان تک تماس بگیرید.

منبع: وب سایت qmatic.com

نظرات خود را اضافه کنید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *