امروزه اسکن پرونده های پزشکی ( Medical Records Scanning) به عنوان سریعترین و مؤثرترین راه برای تبدیل حجم زیادی از پرونده های کاغذی پزشکی به آرشیو فایل های دیجیتالی می باشد. چرا که حجم پرونده های کاغذی پزشکی که در مراکز درمانی پردازش می شود، به مرور زمان افزایش می یابد. هنگامی که میزان منابع مورد نیاز برای مدیریت پرونده های کاغذی در نظر گرفته می شود، این پرونده ها نه تنها فضای ارزشمندی را اشغال می کنند، بلکه می تواند با تعدادی از چالش هایی نظیر موارد زیر همراه باشند:
- افزایش حجم کاغذ با صرف هزینه هایی نظیر خرید چاپگرها، دستگاه های فتوکپی، کارتریج های جوهر و سایر همراه است.
- پرونده های کاغذی پزشکی به راحتی می توانند در اثر آتش سوزی ، سیل یا خطای انسانی آسیب ببینند.
- بسیاری از مناطق برای ذخیره سازی مناسب نیستند.
- ذخیره و پردازش اسناد کاغذی نیاز به نیروی کار اختصاصی دارد.
با توجه به مشکلات نگهداری پرونده های پزشکی به صورت کاغذی، اکنون زمان آن رسیده است تا با کمک اسکن مدارک پزشکی شروع به تبدیل پرونده های کاغذی به دیجیتالی کنیم. دیجیتالی کردن پرونده های پزشکی می تواند علاوه بر کاهش چشمگیر هزینه ها، امنیت اطلاعات پزشکی بیماران را افزایش دهد و با کاهش خطرات بالینی، مراقبت از بیمار را بهبود بخشد.
چه گزینه هایی برای اسکن پرونده های پزشکی (MRS) وجود دارد؟
دو روش وجود دارد که مراکز درمانی می توانند برای دیجیتالی کردن پرونده های پزشکی خود انتخاب کنند. شما می توانید تصمیم بگیرید که این کار را به صورت داخلی انجام دهید یا آن را به یک شرکت اسکن حرفه ای و مدیریت اسناد، برون سپاری کنید.
1. اسکن پرونده های پزشکی به صورت درون سازمانی
اسکن پرونده های پزشکی به صورت درون سازمانی
شما در ابتدا باید در نظر بگیرید که آیا این توانایی را دارید که حجم بالایی از اسناد و مدارک پزشکی را در داخل مرکز خود اسکن کنید؟
در حالی که به نظر می رسد سریعترین راه دیجیتالی شدن، درون سازمانی است، برای انجام صحیح این کار به اسکنرهای با کیفیت، کارکنان اختصاصی، مدیران پروژه، آموزش های فنی، فضای ایستگاه های کاری، روش های تضمین کیفیت، سرورها و چاپگرها، به علاوه نرم افزارهای تخصصی نیاز دارید.
اکثر مراکز درمانی دارای تعداد زیادی پرونده های پزشکی فعال و قدیمی هستند. برای اینکه بتوانید اسکن پرونده های پزشکی را درون سازمانی مدیریت کنید، باید موارد زیر را در نظر بگیرید:
- آیا تجهیزات مناسب برای اسکن مدارک پزشکی دارید؟ اسکنرهای استاندارد اداری نمی توانند با حجم بالایی از سوابق کنار بیایند. شما باید روی اسکنرهای مناسب برای هدف خود سرمایه گذاری کنید و در نظر داشته باشید که با گذشت زمان مستهلک و منسوخ می شوند. هر اسکنری را که انتخاب کنید بعید است بتواند انواع مختلفی از اسناد موجود در یک پرونده پزشکی معمولی مانند ECG ، نمودارهای بزرگ و غیره را اسکن کند.
- آیا منابع لازم را در اختیار دارید؟ حتی اگر نوع مناسبی از اسکنر داشته باشید، آیا در واقع منابع کافی در اختیار دارید تا بتوانید کار را به موقع انجام دهید و مهلت های مورد انتظار پزشکان را رعایت کرده باشید. با اضافه شدن سیستم های جدید یا اعضای پرسنل جدید، باید در آموزش های اولیه و همچنین آموزش مداوم نیز توجه داشته باشید.
- الزامات نمایه سازی شما چیست؟ دیجیتالی کردن اسناد فقط به معنای اسکن مدارک در یک سیستم نیست. شما باید نحوه برنامه ریزی برای جستجو و بازیابی سوابق را در نظر بگیرید و این ممکن است به نمایه سازی دستی نیاز داشته باشد. بنابراین ، بسته به پیچیدگی روش نمایه سازی شما، این می تواند روند را بطور قابل توجهی کند کرده و تعداد زیادی پرونده برای اسکن ایجاد کند.
اغلب وظیفه اسکن پرونده های پزشکی به کارآموزان و یا سایر کارکنان واگذار می شود، که می تواند خطاها را افزایش دهد و ممکن است منجر به هرگونه دعاوی حقوقی و نقض حریم خصوصی تحت قوانین جاری حفاظت از اطلاعات شود.
2. برون سپاری اسکن پرونده های پزشکی
برون سپاری اسکن پرونده های پزشکی
گزینه دیگر شما این است که اسکن پرونده های پزشکی را به متخصصانی واگذار کنید که دارای دانش، تجربه و مهارت برای انجام پروژه های بزرگ هستند. برون سپاری معمولاً برای پروژه های دیجیتالی سازی در مقیاس بزرگ توصیه می شود و به طور کلی سریعتر و مقرون به صرفه تر از تلاش برای انجام آن در خود مرکز است.
مهم است که یک شرکت برون سپاری انتخاب کنید که هدف مراکز درمانی را درک کرده و تمام نکات ظریف و مقرراتی را که واقعاً برای سازمان شما اهمیت دارد، در نظر بگیرد.
برون سپاری ممکن است مانند یک خطر به نظر برسد، زیرا شما پرونده های مهم و خصوصی پزشکی را به منظور دیجیتالی کردن تحویل می دهید، اما سازمان شما می تواند ارزش و مزایای مورد نیاز خود را از این طریق بدست آورد:
- شما بهترین روش را برای اسکن مدارک پزشکی دریافت خواهید کرد. اسناد شما توسط متخصصان ماهر با فرایندهای اثبات شده که برای به حداکثر رساندن کیفیت تصویر و دقت داده ها تعیین شده اند، اسکن می شوند.
- استفاده از تأمین کننده ای که به تجهیزات برتری دسترسی دارد. به این معنی که آنها قادر خواهند بود انواع مختلف اسناد را با استفاده از اسکنرهایی با سرعت بالا و ابعاد بزرگ اسکن کنند.
- کاهش هزینه ها در مقایسه با اسکن اسناد داخلی. وقتی همه هزینه های مربوط به اسکن داخلی را در نظر بگیرید، از جمله هزینه های کارکنان، نگهداری ماشین آلات اسکن ، زمان پردازش، نمایه سازی دستی و سرمایه گذاری نرم افزاری، به زودی خواهید دید که برون سپاری اسکن پرونده های پزشکی یک گزینه مقرون به صرفه تر است.
- افزایش امنیت برای پرونده های فیزیکی و دیجیتالی شما. تأمین کننده ای را انتخاب کنید که پرونده های پزشکی شما را مستقیماً و ایمن در محل شما جمع آوری و اسکن کند و ابزارهایی را نیز در اختیار شما قرار دهد که به شما امکان می دهد اطلاعات خود را در هر زمان و در هر سطح از پرونده بیمار جداگانه ردیابی کنید.
- نمایش واقعی اسناد اصلی. اسناد پزشکی که با دقت تحت فرایندهای کنترل شده اسکن می شوند، اطمینان حاصل می شود که هیچ اطلاعاتی از دست نرفته و کنترل های دقیق جهت کنترل کیفیت دنبال می شود. این امر همچنین تضمین می کند که تمام الزامات نظارتی و انطباق شما در رابطه با حریم خصوصی، حفاظت از داده ها و امنیت برآورده شده است.
- برنامه ریزی و بودجه بندی راحت تر. سازمان شما هزینه ای را برای هر تصویر پرداخت می کند که از قبل پیش بینی هزینه های پروژه و اسکن مدارک در نظر گرفته شده است
.
باتوجه به مزایای عنوان شده، جای تعجب نیست که بسیاری از سازمان های بهداشت و درمان به طور فزاینده ای تصمیم آگاهانه ای می گیرند تا با وضع قوانین جهت حفظ امنیت و حریم خصوصی، نیازهای اسکن مدارک خود را به اشخاص ثالث واگذار کنند.
در آخر
در عصر دیجیتال بیمارستان ها و مراکز درمانی جهت ارائه بهترین و با کیفیت ترین خدمات خود نیاز دارند تا با به روزترین نرم افزار ها همگام شوند، که یکی از آن اقدامات دیجیتالی سازی مدارک یا اسکن پرونده های پزشکی می باشد.
برون سپاری اسکن مدارک و پرونده ها باعث صرفه جویی در سرمایه گذاری و هزینه های نیروی انسانی می شود. انتخاب شریک خارجی برای اسکن با تجهیزات و نرم افزارهای پیشرفته، که توسط کارکنان آموزش دیده و مجرب مدیریت می شود، ثبات بیشتر، استرس کمتر و گزینه مقرون به صرفه تری برای دیجیتالی شدن اسناد به شما ارائه می دهد.
شرکت کوشانتک به عنوان یک شرکت ارائه خدمات اسکن مدارک به صورت برونسپاری، آماده است تا با ارائه بروزترین نرم افزار های حوزه سلامت، تمام نگرانی های شما را بابت محرمانه بودن پرونده های پزشکی از بین ببرد.
منبع: وب سایت edmgroup.com
