اسکن پرونده های پزشکی یک جایگزین عالی برای پرونده های کاغذی

اسکن پرونده های پزشکی (MRS) یک جایگزین عالی برای پرونده های کاغذی

امروزه اسکن پرونده های پزشکی ( Medical Records Scanning) به یک مفهوم مهم در حوزه مراقبت های درمانی تبدیل شده است. چرا که به عنوان سریعترین و مؤثرترین راه برای تبدیل حجم زیادی از پرونده های کاغذی پزشکی به آرشیو فایل های دیجیتالی می باشد و می تواند به راحتی در هر سیستم پرونده الکترونیک سلامت (EHR) ادغام شود و هم از اطلاعات محرمانه محافظت کند.

اگر همچنان به دنبال ثبت پرونده های پزشکی به صورت کاغذی هستید، بیایید با مشکلات آن آشنا شوید.

مشکلات ثبت و نگهداری سوابق پزشکی به صورت کاغذی

مشکلات ثبت و نگهداری سوابق پزشکی به صورت کاغذی

مشکلات ثبت و نگهداری سوابق پزشکی به صورت کاغذی

سیستم های قدیمی ثبت اطلاعات و مدارک پزشکی به صورت کاغذی با مشکلاتی همراه هستند که می تواند بر کیفیت مراقبت های ارائه شده توسط مراکز درمانی تأثیر منفی بگذارد. از نمونه مشکلات ثبت سوابق پزشکی به صورت کاغذی می توان به موارد زیر اشاره کرد:

  • افزایش هزینه ها

ارائه دهندگان خدمات درمانی همواره ملزم به ذخیره و نگهداری حجم زیادی از اطلاعات هستند که در کنار آن، نیاز به افرادی برای مدیریت و سازماندهی این سوابق می باشد.

علاوه بر هزینه های کاغذ و نیروی انسانی، سوابق پزشکی اغلب باید برای مدت طولانی ذخیره شوند و ذخیره کاغذ می تواند مکان زیادی را اشغال کند. با اسکن پرونده های پزشکی، ردپای فیزیکی داده های شما از بین می رود و در نتیجه هزینه های ذخیره سازی به شدت کاهش می یابد.

  • مسائل مربوط به امنیت اطلاعات

سوابق پزشکی کاغذی، ارائه دهندگان مراقبت های درمانی را در معرض خطر شدید مسائل مربوط به امنیت اطلاعات قرار می دهد، زیرا حفاظت از این داده ها به دلیل امکان گم شدن، سرقت و سوء استفاده می تواند دشوار باشد. انتقال به یک سیستم پرونده الکترونیک سلامت از طریق اسکن پرونده های پزشکی، به شما کمک می کند تا با بالا بردن امنیت اسناد خود، این مشکلات احتمالی را دور بزنید.

  • خطای انسانی

ثبت نادرست و اشتباه سوابق پزشکی توسط کارکنان می تواند نتایج نامطلوبی به همراه داشته باشد. اسناد کاغذی را می توان به راحتی در فایل و یا پوشه اشتباه وارد و یا حتی گم کرد.

سیستم ‌های اسناد الکترونیکی در حالی که روش‌ها و ساختار سازمانی واضحی را برای داده‌ های شما پیاده‌ سازی می‌کنند، احتمال خطاهای انسانی رایج را کاهش می‌دهند.

  • اصلاح و نگهداری مداوم اطلاعات

حفظ سوابق پزشکی هر بیمار نظیر تصاویر پزشکی، یادداشت ‌های پزشکان، آزمایشات و موارد دیگر به دلیل وجود حجم زیاد اطلاعات با دشواری بسیاری همراه است. علاوه بر این، سیستم های بسیار محدودی برای ردیابی و فهرست بندی اطلاعات پرونده‌ های پزشکی وجود دارد.

این کار باعث می‌شود که کارمندان روش مؤثری برای ثبت و نگهداری سوابق در حین ایجاد آنها نداشته باشند و بار غیرضروری بر کارکنان اداری اضافه می‌کند و این گلوگاهی است که می‌تواند به راحتی هر سیستم را دچار مشکل کند. حتی با وجود چندین کارمند اداری، ممکن است احساس کنید که در کاغذ بازی غرق شده اید. کاملا واضح است که ارائه دهندگان خدمات پزشکی باید به دنبال کاهش الزامات اداری خود باشند.

  • احتمال خطا در برنامه مراقبت از بیمار

هنگامی که سوابق پزشکی بیمار در یک سیستم کاغذی ذخیره می شود، احتمال اینکه پزشک به بخش مهمی از اطلاعات دسترسی نداشته باشد، وجود دارد. علاوه بر آن، ممکن است دسترسی به سوابق پزشکی بیمار در مواقع اضطراری برای پزشک دشوار باشد.

  • از دست رفتن اطلاعات

سوابق کاغذی به دلیل اینکه در معرض آسیب، از دست دادن یا سرقت هستند، مراکز درمانی را در خطر از دست دادن داده های بیمار قرار می دهد. فایل‌های الکترونیکی را می‌توان به‌ طور امن و با هزینه کم برای مراکز درمانی دائماً ذخیره کرد و با گرفتن پشتیبانی به صورت مداوم به طور کلی نمی‌توان آنها را آسیب یا از دست داد.

مزایای اسکن پرونده های پزشکی چیست؟

مزایای اسکن پرونده های پزشکی

مزایای اسکن پرونده های پزشکی

حرکت به سمت دیجیتالی شدن سوابق پزشکی، بیمارستان ها و مراکز درمانی را قادر می سازد تا با کاهش وظایف اداری مرتبط با سوابق بیمار، خدمات با کیفیت تری را ارائه دهند.

مزایای اولیه به دست آمده از اسکن پرونده های پزشکی عبارتند از:

  • دسترسی فوری به سوابق و تاریخچه پزشکی بیمار از یک سیستم EMR مرکزی
  • تخصیص مجدد فضای اداری به یک فضای کارآمد که قبلاً با کمد های بایگانی پرونده ها اشغال شده بود.
  • افزایش امنیت و محدود کردن دسترسی به اطلاعات حساس بیماران
  • ادغام اطلاعات پزشکی با سایر پزشکان و یا دیگر مراکز درمانی
  • سوابق بیماران را با دقت بالا به صورت واضح و سازماندهی شده حفظ می کند و در نتیجه کیفیت مراقبت های ارائه شده درمانی را بهبود می بخشد.

از مزایای دیگر MRS می توان به موارد زیر اشاره کرد:

  • افزایش بهره وری کارکنان

ثبت دستی سوابق پزشکی توسط کارکنان، فرآیندی زمان بر می باشد و باعث می شود که به حفظ و نگهداری آن ها اهمیت کمتری داده شود.

اما وقتی سوابق پزشکی، به صورت دیجیتالی ذخیره می شوند، به کارکنان کمتری احتیاج دارید ، به این معنی که می توانید از منابع، بهتر استفاده کنید. در نتیجه دسترسی سریع و ایمن به سوابق پزشکی را فراهم می سازد، اما با استفاده از اسناد کاغذی، دستیابی به این اهداف امکان پذیر نمی باشد. وقتی پرونده های پزشکی از طریق اسکن و به صورت دیجیتالی ذخیره می شوند، بلافاصله قابل دسترس هستند و کارکنان می توانند در هر زمان و مکان، سوابق بیمار را مشاهده کنند.

  • بهبود مراقبت از بیمار

سیستم‌ پرونده الکترونیک سلامت به تقویت رابطه بین بیماران و پزشکان کمک می‌کند و به ارائه‌دهندگان، این امکان را می‌دهد تا تصمیمات بهتر و آگاهانه‌تری در رابطه با سلامت بیمار بگیرند. تنها به همین دلیل، سرمایه گذاری در اسکن پرونده های پزشکی و تبدیل پرونده های پزشکی کاغذی به دیجیتالی می تواند یکی از بهترین تصمیماتی باشد که یک پزشک می تواند برای بیماران خود بگیرد.

چند نمونه از مزایای اجرای اسکن پرونده های پزشکی که می تواند مراقبت از بیمار را بهبود بخشد، عبارتند از:

  • کاهش احتمال خطاهای پزشکی با بهبود دقت در سوابق بیماران
  • کاهش احتمال برنامه های درمانی تکراری برای بیماران
  • آسان نمودن فرآیند ارائه سوابق پزشکی مورد نیاز بیماران هنگام مراجعه به سایر متخصصان و دیگر مراکز درمانی
  • دسترسی آنلاین و به موقع پزشکان و پرستاران به داده‌ های پزشکی بیماران جهت اتخاذ تصمیمات آگاهانه

نکات مربوط به انتقال اسکن پرونده های پزشکی به پرونده الکترونیک سلامت

تجزیه و تحلیل: شناسایی اسنادی که باید اسکن و الکترونیکی شوند و همچنین نحوه ادغام آن در سیستم جدید را در نظر بگیرید. شما باید یک برنامه دقیق در مورد اینکه چه اطلاعاتی به پرونده الکترونیک سلامت منتقل می شود و چگونگی نحوه انتقال آن را باید داشته باشید.

آماده سازی: هر صفحه یا سند باید قبل از اسکن جمع آوری و آماده شود. این روش وقت گیر است اما اسناد تمیز، واضح و مفیدی را ارائه می دهد.

اسکن: این مرحله نیاز به توجه زیادی دارد و سوابق باید با دقت بالا اسکن شوند. وجود یک اسکنر خوب برای اسکن انبوه ضروری است. یک اسکنر با سرعت بالا، فرآیند اسکن پرونده ها را تسهیل می کند که باعث صرفه جویی در وقت شما می شود.

کنترل کیفیت: اسناد اسکن شده باید به صورت بصری بررسی شوند تا از کامل بودن، واضح بودن و قابل استفاده بودن آنها اطمینان حاصل شود. در صورت لزوم، سوابق اسکن شده باید با اسناد اصلی مقایسه شود تا از صحت اطمینان حاصل شود. تعداد اوراق اصلی باید با تعداد سوابق اسکن شده مقایسه شود تا مطمئن شوید که تمامی اسناد، اسکن شده است.

شاخص: یکی دیگر از عناصر مهم اسکن اسناد پزشکی، ایجاد شاخص ها است. به منظور یافتن آسان داده ها، این شاخص از یک شناسه مانند DOB بیمار، شناسه بیمار و یا شماره اجتماعی بیمار استفاده می کند.

افزودن داده ها: مدارک پزشکی اسکن شده که ایندکس شده اند وارد سامانه مدارک الکترونیکی پزشکی می شوند و در سیستم های EMR یا EHR ادغام می شود.

ذخیره سازی و بایگانی سوابق پزشکی

ذخیره سازی و بایگانی سوابق پزشکی

ذخیره سازی و بایگانی سوابق پزشکی

رکوردهای اسکن شده را می توان در یک فایل یا سیستم مبتنی بر دایرکتوری مانند یک درایو شبکه ،یک پایگاه داده و یا در یک سیستم مدیریت محتوا ذخیره کرد. سوابق نباید در فلش یا هارد دیسک رایانه شخصی ذخیره شوند. همچنین سوابقی که قرار است در پایان دوره نگهداری از بین بروند باید در ابتدای فرآیند اسکن شناسایی شده و اسناد مهم باقیمانده باید بایگانی شوند.

چه کسی باید اسکن پرونده های پزشکی را انجام دهد؟

هنگامی که بیمارستان ها و مراکز درمانی تصمیم به انتقال داده های خود به یک سیستم ثبت سوابق دیجیتالی می گیرند، با دو راه حل مواجه می شوند:

خود مرکز کار اسکن را انجام دهد

اولین گزینه این است که تبدیل داده ها را خود مرکز مدیریت کند. در حالی که می توان آن را به عنوان گزینه ای ساده و مقرون به صرفه تلقی کرد، اما سوالی که هر ارائه دهنده خدمات درمانی باید قبل از انجام چنین کاری بپرسد، این است که “آیا من اعتماد دارم که کارکنانی که این کار را انجام خواهند داد، آموزش و تخصص لازم برای گرفتن اسکن صحیح را دارند و هر فایل را بدون خطا اسکن می کنند؟”

احتمال خطرات نقض اطلاعات، فایل‌های نادرست و اسکن‌هایی با کیفیت پایین، بسیار زیاد است و کاهش خطرات آن می‌تواند پرهزینه باشد. چیزی که به نظر می‌رسد، عدم اعتماد به توانایی‌های کارمندان شما برای تکمیل کار است، در واقع روبه‌رو شدن با این واقعیت است که اسکن و نمایه ‌سازی حجم زیادی از اطلاعات با سطح دقت بالا بسیار دشوار است. از این رو مدیریت فرآیند توسط خودتان بهترین تصمیم نیست.

اسکن سوابق را برونسپاری کنید.

هنگامی که به خدمات اسکن سوابق پزشکی سریع، دقیق و با کیفیت نیاز دارید، بهترین گزینه استخدام یک شرکت اسکن حرفه ای اسناد است. یک شرکت اسکن سوابق پزشکی با تجربه به ارائه دهندگان مراقبت های درمانی کمک می کند تا به طور ایمن، آسان و مقرون به صرفه ، پرونده های بیماران را برای آپلود به یک سیستم EMR تبدیل کنند.

کوشان تک یک شرکت برونسپار برای ارائه خدمات MRS

شرکت کوشان تک به منظور برآوردن نیازهای بیمارستان ها و مراکز درمانی در عصر دیجیتال جهت ارائه بهترین و با کیفیت ترین خدمات، اقدام به طراحی بهترین نرم افزار ها از جمله اسکن پرونده های پزشکی کرده است.

همچنین تمام نگرانی های شما را بابت محرمانه بودن پرونده های پزشکی کاملاً درک کرده و در تلاش است که با ارائه بهترین و بروزترین خدمات و محصولات به رفع این نگرانی ها کمک کند.

پس می توانید با تماس با کوشان تک در مورد اسکن پرونده های پزشکی و سایر نرم افزار ها، سؤالات و ابهامات خود را رفع کنید.

منبع: وب سایت securescan.com

وب سایت managedoutsource.com

نظرات خود را اضافه کنید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *