مراکزی مانند بانک ها، ادارات، بیمارستان ها و … روزانه با حجم زیادی از اطلاعات به صورت کاغذی همراه هستند، که در کنار آن با چالش هایی نظیر نگهداری، امنیت مدارک و دسترسی به موقع به آن ها مواجه می شوند. اسکن مدارک می تواند به عنوان اولین نقطه شروع برای تحول دیجیتالی پرونده های کاغذی باشد که دارای مزایای بسیاری است که ما در این مقاله از مجله کوشان تک بیان کردیم.
اسکن مدارک؛ بهترین نرم افزار مدیریت اسناد
اسکن مدارک با تبدیل اسناد کاغذی به فایل های دیجیتالی قابل دسترس و مفید در یک سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی، با مزایای زیر همراه است:
-
کاهش هزینه های اداری و مدیریت زمان با اسکن مدارک
یکی از بزرگترین مزیت های اسکن مدارک این است که هزینه های مربوط به کپی، حمل و نقل و ذخیره فایل های کاغذی را کاهش می دهد. از سوی دیگر ارسال و دسترسی به فایل‌ها به صورت الکترونیکی به کارمندان این امکان را می‌دهد تا زمان کمتری را صرف جستجوی اسناد و مدارک مورد نیاز خود کنند و مجبور نیستند در طول روز با پیدا کردن، کپی کردن، بایگانی مجدد و ذخیره اسناد کاغذی سر و کار داشته باشند.
-
صرفه جویی در فضای اداری
مدیریت اسناد الکترونیکی با ذخیره سازی هزاران فایل بر روی یک DVD، فضای ابری یا هارد دیسک می تواند نیاز به ذخیره سازی فایل های کاغذی در جایی که در آن اسناد و مدارک اداری نگهداری می شود را به طور کلی از بین ببرد.
-
دسترسی آسان‌تر و ایمن‌تر به سیستم مدیریت فایل ها و بایگانی دیجیتال
با اسکن مدارک می توان از هر نقطه در سراسر جهان به دلیل خدمات ذخیره سازی ابری، امکان بازیابی یا دسترسی داشت. همچنین سیستم مدیریت فایل ها و بایگانی دیجیتال بسیار امن هستند. چرا که می‌توان با تنظیم رمز عبور، مشکلات امنیتی را از بین برد. کسب و کار شما به لطف محدودیت های دسترسی، مجوزها و گذرواژه ها از محافظت و امنیت بالایی برخوردار خواهد شد. همچنین می‌توان فرآیندهای ویژه‌ای را برای تصاویر تبدیل‌شده اعمال کرد که امکان دستکاری، تفسیر و خواندن آنها از طریق فناوری‌های نوین انجام می‌شود. این فناوری‌ها تصاویر را به داده‌هایی تبدیل می‌کنند که می‌توانند برای اشتراک‌گذاری با برنامه‌های مختلف دیگر یا برای بازیابی خوانده شوند.
چه مراکزی از اسکن مدارک و اسناد بیشترین سود را می برند؟
هر مرکزی با توجه به نیازهای منحصر به فرد خود به خدمات سفارشی جهت اسکن مدارک و اسناد نیاز دارد. در ادامه نحوه بهره مندی مراکز مختلف از خدمات اسکن اسناد را بیان کردیم:
مراکز بهداشتی و درمانی:
اسکن مدارک پزشکی روشی مؤثر برای بهبود عملکرد مراکز درمانی
در مراکز درمانی علاوه بر سوابق بیمار، اسناد بیمه، اطلاعات مالی، روش های عملیاتی و دستورالعمل های پزشک وجود دارد که همگی می توانند از طریق یک سیستم مدیریت اسناد دیجیتالی به اشتراک گذاشته شوند. که شامل مزایای زیر است:
- دیجیتالی کردن، امنیت پرونده های پزشکی را بهبود می بخشد، از اطلاعات حساس در مورد وضعیت سلامت بیماران محافظت می کند و فقط به پرسنل مجاز دسترسی می دهد. اسکن اسناد و مدارک در صنعت مراقبت های درمانی و بهداشتی بهترین روشی است که با قوانین رازداری بیمار مطابقت دارد.
- از سوی دیگر دیجیتالی شدن پرونده ها، پرستاران، تکنسین ها و سایر پرسنل را از کار طاقت فرسای مرتب سازی اسناد آزاد می کند تا بتوانند به جای نگهداری اسناد، بر مراقبت از بیمار تمرکز کنند. یک سیستم مدیریت فایل ها و بایگانی دیجیتال کارآمد، کارایی را بهبود می بخشد و هزینه های کاغذ، چاپ و کپی را کاهش می دهد.
- مزایای دیگر عبارتند از: نیاز کمتر به فضای ذخیره سازی، افزایش قابلیت دسترسی و جستجوی سوابق بیمار
صنایع تولیدی:
شرکت های تولیدی حجم زیادی از مدارک نظیر سفارش‌های کاری، سفارش‌های خرید، حساب‌ها، برگه‌های اطلاعات ایمنی مواد، مقررات دولتی و دستورالعمل‌های صنعت را تولید و نگهداری می‌کنند. آنها باید سوابق را ذخیره، به روزرسانی و بایگانی کنند تا به حداکثر کارایی و دقت دست یابند. شرکت های تولیدی با اسکن مدارک و اتخاذ یک سیستم مدیریت اسناد ساختاریافته از مزایای فراوانی بهره مند می شوند:
- اسکن مدارک یک گزارش الکترونیکی از تمامی اسناد با قابلیت جستجوی راحت را امکان پذیر می سازد.
- بهبود مدیریت اسناد
- ارتباطات فروشنده به طور سیستماتیک ضبط می شود.
- اسناد دیجیتالی گردش کار را خودکار، موارد تکراری را حذف، خطاهای انسانی را کاهش و تاخیرها را به حداقل می رساند. همه این موارد باعث می‌شود زمان بهتری برای سفارش‌ها انجام شود.
- مجوزهای سریعتر، بازنگری اسناد، تأییدیه ها و اعلان ها در حد چند کلیک!
خدمات مالی:
معاملاتی مانند اظهارنامه مالیاتی، درخواست های وام، اطلاعات سپرده و … حاوی اطلاعات حساس و محرمانه ای هستند که باید مشمول الزامات انطباق دقیق و مقررات دولتی باشند، به طوریکه جستجو و دسترسی به آنها آسان نیست. ذخیره سازی ابری سوابق الکترونیکی باعث صرفه جویی قابل توجهی در هزینه برای شرکت های خدمات مالی می شود.
اسکن مدارک، سوابق را به راحتی قابل جستجو می‌کند، کارایی کارکنان را افزایش می‌دهد و همچنین در زمان و هزینه‌ها صرفه‌جویی می‌کند. علاوه بر آن محافظت از اطلاعات مهم در برابر بلایای طبیعی، ویرایش اسناد، اصلاحات و به اشتراک گذاری با دیجیتالی کردن آسان تر می شود.
صنایع مهندسی:
مهندسان برای اجرای کارآمد پروژه ها به نقشه های دقیق وابسته هستند. با گذشت زمان، شرکت های ساختمانی حجم عظیمی از اسناد مهندسی را جمع‌آوری می‌کنند، زیرا هر تجارت به نقشه‌های مهندسی متفاوتی نیاز دارد و هر نقشه با تغییر مواجه می‌شود. با پذیرش تحول دیجیتال در صنعت ساخت و ساز می توان به مزایای متعددی از جمله موارد زیر دست یافت:
- اسناد دیجیتالی به راحتی از هر مکان و در هر دستگاهی قابل دسترس هستند.
- اسناد دیجیتالی کنترل بهتری دارند.
- یک نقشه دیجیتال در زمان واقعی به‌روزرسانی می‌شود و در مقایسه با نقشه های کاغذی با نشانه‌گذاری‌های مداد، ابزاری ارزشمند تر است.
- اسناد مهندسی مانند نقشه‌های معماری معمولاً در اندازه های بزرگ طراحی می شوند که حمل و اشتراک‌گذاری آنها دشوار است. فایل‌های دیجیتال راه‌حلی مناسب برای این چالش می باشد.
صنایع پخش و عمده فروشی:
برگه های مشخصات، فرم های سفارش، اسناد اثبات تحویل و حساب‌های پرداختنی/دریافتنی مربوط به موجودی انبار، بار سنگینی را برای عمده فروشان ایجاد می‌کند. همه این سوابق برای اجرای روان عملیات نیاز به به روز رسانی و ردیابی دارند، که با اسکن مدارک و اسناد می توانند سود بسیاری دریافت کنند زیرا:
- دیجیتالی شدن امکان ذخیره سازی بدون دردسر برگه های اطلاعات، اسناد تعمیر و نگهداری، ضمانت نامه ها، رسیدهای تحویل و سایر اسناد فروش را فراهم می کند.
- یک سیستم مدیریت اسناد به چندین کاربر در دفاتر یا انبارهای مختلف اجازه می دهد تا سوابق را فوراً بازیابی کنند و مدیریت و کنترل موجودی را افزایش دهند.
- گردش کار نیروی انسانی را به حداقل می رساند، خطر خطاهای انسانی را کاهش می دهد و دسترسی به اطلاعات را آسان می سازد.
سازمان های دولتی:
نهادهای دولتی با ایجاد معاملات ملی فراگیر به دقت و صحت اطلاعات در همه سطوح نیاز دارند و دیجیتالی شدن اسناد:
- دقت اطلاعات، ذخیره سازی کارآمد و بازیابی سریع سوابق شهروندان را تضمین می کند.
- اطلاعات حساس و محرمانه با استفاده از سیستم های مدیریت اطلاعات با کنترل های دسترسی دقیق ایمن می شوند.
- سیستم های مدیریت اسناد، کارایی، بهره وری و روحیه کارکنان را افزایش می دهد.
- سازمان‌های دولتی با آزاد کردن فضاهای ذخیره‌سازی از طریق کاهش کاغذ، به صرفه‌جویی در هزینه‌ها دست می‌یابند.
مراکز آموزش خصوصی و دولتی:
مدارس دولتی، مؤسسات آموزش خصوصی و دانشگاه‌ها اطلاعات دانش‌جویان و دانش آموزان، گزارش‌های دانشگاهی، یادداشت‌های معلمان، برنامه کلاس‌ها، اسناد منابع انسانی، بورسیه‌ها، نشریات دانشجویی، سوابق فارغ‌التحصیلان و مدارک اداری را پردازش می‌کنند که مقررات دولتی مؤسسات را ملزم می کند که سوابق دانشجویی را برای مدت معینی ذخیره کنند. حجم سوابق سال به سال افزایش می‌یابد و نیاز به یک سیستم الکترونیکی ذخیره‌سازی و بازیابی کارآمد است. زیرا:
- سوابق تحصیلی را می توان با اسکن مدارک برای مدت طولانی بدون ترس از آسیب و فرسایش ذخیره کرد.
- فایل‌های الکترونیکی در یک سیستم مدیریت اسناد کارآمد قابل جستجو هستند و بازیابی را سریعتر از جستجوی دستی در فایل‌های سوابق کاغذی می‌سازد.
- کپی های الکترونیکی ریز نمرات و نتایج آزمون را می توان به راحتی بین مدارس و دانشگاه ها برای پذیرش به اشتراک گذاشت.
- یک سیستم مدیریت فایل ها و بایگانی دیجیتال، محرمانه بودن اطلاعات حساس و شخصی را تضمین می کند.
فرآیند اسکن اسناد و مدارک شامل چه مراحلی است؟
فرآیند اسکن مدارک و پرونده ها
- ارزیابی
محدوده، پیچیدگی و جدول زمانی پروژه را ارزیابی کنید. پروژه اسکن مدارک هر سازمانی منحصر به فرد است. ارائه دهندگان خدمات حرفه ای اسکن اسناد و مدارک نوع اسناد، حجم و همچنین اندازه فیزیکی آنها را تجزیه و تحلیل می کنند. آنها همچنین وضعیت سند را بررسی و در صورت لزوم بازسازی می کنند تا کیفیت برای تبدیل بالا باشد. آیا کاغذ پاره شده است؟ جوهرش کمرنگ شده؟ آیا متن به دلیل لکه یا آسیب دیگر قابل خواندن نیست؟
- آماده سازی اسناد
در این مرحله کارکنان آموزش دیده قبل از شروع اسکن، اسناد را به صورت دستی بررسی می کنند. آنها هر گونه منگنه، گیره، یادداشت پیوست شده و هر چیزی که ممکن است روند اسکن را مختل کند را حذف می کنند. آنها همچنین گوشه های تا شده را صاف و برای کیفیت اسکن بهتر، چین ها را صاف می کنند.
- اسکن و تبدیل آن ها به فایل
اسکنرها هزاران سند را در روز به فرمت های دیجیتالی مانند PDF، TIFF وJPG تبدیل و مشکلات خروجی تصحیح و وضوح تصاویر را بررسی می کنند.
- OCR و نمایه سازی
نرم افزار تصویربرداری پیشرفته از OCR (تشخیص کاراکتر نوری) برای تبدیل تصاویر به متن الکترونیکی که نمایه و دسته بندی شده است استفاده می کند. برخی از سیستم‌ها نیز از فهرست‌بندی دستی با مرتبط کردن ابرداده با فایل‌ها پشتیبانی می‌کنند. نرم‌افزار مدیریت اسناد، اسناد دیجیتال را مدیریت می‌کند و ابزارهای مناسب و مفیدی را برای جستجو، به‌روزرسانی، انتقال و بایگانی سریع فراهم می‌کند.
- خدمات پس از اسکن
اسناد فیزیکی بسته به سیاست سازمان یا از بین می روند و یا به یک انبار منتقل می شوند تا تاریخ انقضا مطابقت داشته باشند.
برای امنیت مدارک اسکن شده چه اقداماتی انجام دهیم؟
- دسترسی به اسناد را به حداقل تعداد کارمندان مورد نیاز در سیستم مدیریت اسناد محدود کنید.
- از آخرین پروتکل های امنیتی ابری و بهترین شیوه ها استفاده کنید.
- دسترسی به فایل های حساس را محدود کنید.
- برای نظارت بر افرادی که فایل‌ها را مشاهده، ویرایش و دانلود کرده‌اند، مسیرهای حسابرسی سند را فعال کنید.
- برای فایل های ذخیره شده در رایانه شخصی یا سرور، از حفاظت رمز عبور اضافی استفاده کنید.
- برای حذف دائمی فایل ها از هارد دیسک و هر فایل حساسی که بر روی دیسک یا فضای پشتیبان کپی شده است، با یک متخصص مشورت کنید.
اسکن اسناد و مدارک را به صورت داخلی انجام دهیم یا برونسپاری کنیم؟
روش های اسکن مدارک و پرونده ها
قبل از اینکه تصمیم بگیریم که پروژه اسکن را به صورت داخلی انجام دهیم یا برون سپاری کنیم، باید موارد زیر را در نظر بگیریم:
- حجم اسناد و مدارک
کسب و کار شما دارای چه تعداد کاغذ فشرده است؟ اسکن اسناد داخلی برای حجم زیاد کاغذ یک عمل وقت گیر، فشرده و پرهزینه خواهد بود. تبدیل اسناد به دیجیتال هر روز مستلزم سرعت و همچنین دقت است. برون سپاری اسکن مدارک به یک ارائه دهنده خدمات اسکن حرفه ای گزینه بهتری می باشد. یک ارائه دهنده باتجربه با ارزیابی نیازمندی های دیجیتالی اسناد شما ، پروژه اسکن را با دقت برنامه ریزی کرده و سوابق اسکن شده را در قالب های مشخص شده با وضوح حرفه ای آماده می کند تا مستقیماً به سیستم مدیریت اسناد شما وارد شود.
- در دسترس بودن منابع
آیا می توانید یک کارمند اختصاصی برای اسکن اسناد استخدام کنید و یا یک اسکنر تولیدی بخرید؟ اسکن با کیفیت بالا ضروری است. آماده سازی و اسکن حجم بالای کاغذ به زمان نیاز دارد. از طرف دیگر تجهیزات اسکن تخصصی گران هستند و برای هر سازمانی امکان پذیر نیست که آن را برای نیازهای اسکن داخلی خود خریداری کند. علاوه بر این، هر چه پروژه اسکن پیچیده تر باشد، زمان و نیروی انسانی بیشتری درگیر آن می شود. یک شرکت برونسپار اسکن، شما را از سرمایه گذاری های سنگین بر روی سخت افزار و نیروی کار آزاد می کند.
- تخصص و مسئولیت پذیری
یک شرکت حرفه ای اسکن اسناد و مدارک، کارکنان مجربی را استخدام می کند که هر روز به انواع درخواست های مشتری رسیدگی می کنند. آنها فرمت سند ایده آل، سرعت، سبک و سایر جنبه های مورد توجه برای نیازهای سازمان شما را می دانند.
آنها با تجربه و دانش خود می توانند راه حل های کارآمدی را برای مدیریت فایل ها و بایگانی دیجیتال پیشنهاد دهند. آنها همچنین یک برنامه زمانی محدود برای تحویل پروژه دارند. در مقابل، اگر پروژه را در داخل اداره می کنید، باید کارکنان خود را شناسایی و آموزش دهید و آنها را از مسئولیت های روزمره خود دور کنید. شرکت‌های معروف اسکن، قراردادها و بندهای عدم افشا را امضا می‌کنند که آنها را در قبال ایمنی اسناد، حفاظت از داده‌ها و تکمیل به موقع مسئول می‌سازد.
- هزینه پروژه
اسکن داخلی، هزینه پروژه را در کوتاه مدت در مقایسه با هزینه استخدام یک پیمانکار خارجی اسکن اسناد کاهش می دهد. با این حال، باید در نظر بگیرید که خرید و نگهداری تجهیزات در داخل و استقرار منابع و زمان برای پروژه در داخل چقدر هزینه دارد. از طرفی یک ارائه‌دهنده خدمات اسکن اسناد حرفه‌ای، هزینه‌ای را از قبل دریافت می‌کند که تمام هزینه‌هایی را که متحمل خواهید شد، مشخص می‌کند.
در نهایت، اولویت‌های کسب‌وکار، بودجه و جدول‌های زمانی به شما کمک می‌کند تصمیم بگیرید که آیا اسناد را در داخل اسکن کنید یا پروژه را به یک فروشنده شخص ثالث برون سپاری کنید. شاید یک رویکرد ترکیبی بهترین نتیجه را برای شما داشته باشد (اسکن با حجم کم را در داخل انجام دهید و پروژه های بزرگ را برون سپاری کنید). هر انتخابی که می کنید، فرآیند را از نزدیک زیر نظر داشته باشید و کنترل کیفیت دقیقی را اعمال کنید.
در آخر
هرکسب وکاری دارای اسناد و اطلاعات مهمی است که برای حفظ و سازماندهی کارآمد آن ها، اسکن مدارک می تواند کمک بزرگی باشد.
شرکت کوشانتک به عنوان ارائه دهنده خدمات برونسپاری اسکن اسناد و مدارک، شما را در زمینه دیجیتالی شدن سوابق یاری می رساند و نگرانی های شما را که شامل: نگرانی های قانونی تا نگرانی در مورد محرمانه بودن سوابق را به خوبی درک کرده و در تلاش است که با ارائه بهترین و بروزترین خدمات و محصولات به رفع این نگرانی ها کمک کند. پس با کوشان تک تماس بگیرید تا راهنمای شما در رابطه با اسکن مدارک باشیم.
منابع: recordnations.com
