آیا سازمان شما آمادگی اجرای پرونده الکترونیک سلامت را دارد؟

آیا سازمان شما آمادگی اجرای پرونده الکترونیک سلامت را دارد؟

این روزها نرم افزار پرونده الکترونیک سلامت (EHR) در بسیاری از بیمارستان ها و کلینیک ها نصب و راه اندازی شده اند. با این حال، روند پیاده سازی و اجرای پرونده الکترونیک سلامت می تواند خسته کننده و پیچیده شود. کسب اطمینان از آمادگی سازمان شما برای پشتیبانی از سیستم جدید ضروری می باشد. صرف نظر از اینکه شما یک پزشک خصوصی هستید یا یک بیمارستان، با کنار گذاشتن این مرحله ممکن است شما زمان و هزینه زیادی را هدر دهید.

نرم افزار پرونده الکترونیک سلامت مزایای بی شماری را فراهم می کند، اما ارزیابی سریع و ناقص می تواند بسیاری از آن ها را بی فایده کند. دانستن اصول سنجش آماده سازی پرونده الکترونیک سلامت (EHR) برای کسب موفقیت در درازمدت، امری حیاتی است که ما در این مقاله از مجله کوشان تک به آن می پردازیم.

سنجش آمادگی برای اجرای پرونده الکترونیک سلامت

مرحله سنجش آمادگی فرآیند اجرای EHR به سازمان کمک می کند تا مشخص کند که آیا آماده است از سوابق کاغذی به سیستم سوابق الکترونیکی سلامت تغییر جهت دهد. این فرایند شامل بررسی و ارزیابی جنبه های مختلف یک سازمان برای شناسایی مشکلات احتمالی و رفع آن ها، قبل از شروع پیاده سازی پرونده الکترونیک سلامت می باشد. به این ترتیب، با انجام این سنجش نه تنها می توان یکپارچه سازی بی دغدغه را تضمین کرد بلکه ممکن است از اجبار به انجام تغییرات یا اصلاحات اساسی پس از پیاده سازی جلوگیری شود.

الزامات اصلی برای سنجش آمادگی در زمینه های فنی عبارتند از:

معماری

  • شناسایی ساختار لایه ای ارتباطات، پورتال و سیستم عامل ها.
  • شناسایی سرویس ها، که شامل سرویس های پشتیبانی شده توسط بخش IT ، سرویس های خودکار و سرویس های زیرساخت می شود.

زیر ساخت

  • سخت افزار و نرم افزارکه شامل دسک تاپ های هر کارمند، سیستم عامل های آن ها، سرورها و سیستم عامل اصلی می شود.
  • نحوه به اشتراک گذاری سیستم داده ها از خارج.
  • نحوه اتصال داخلی بین بخش ها در مکان های مختلف.

روند

  • در دسترس بودن سیستم های پشتیبانی و اتوماسیون آن ها.
  • چه مقدار داده به صورت دستی وارد می شود.
  • نحوه اطلاع رسانی به مشتری.

مناطق هدف

چهار حوزه که باید برای سنجش آمادگی پرونده الکترونیک سلامت هدف قرار گیرد، شامل:

  1. فرهنگ سازمانی
  2. مدیریت و رهبری
  3. آمادگی عملیاتی
  4. آمادگی فنی

فرهنگ سازمانی مناسب برای اجرای پرونده الکترونیک سلامت

 

فرهنگ سازمانی، درک کلی از اجرای پرونده الکترونیک سلامت را بررسی می کند.

فرهنگ سازمانی، درک کلی از اجرای پرونده الکترونیک سلامت را بررسی می کند.

 

این مرحله از ارزیابی، درک کلی از EHR در سازمان را ارزیابی می کند، که شامل: نظرات پزشکان، بیماران و کارکنان می شود. این مرحله به دنبال این هدف است که آیا EHR به عنوان راه حلی برای بهبود کیفیت خدمات و درآمد شناخته می شود؟ همچنین این مرحله مشخص می کند که آیا اعضای تیم مایل به همکاری در اجرای سیستم EHR هستند؟

در این مرحله روش های تعامل بیمار و EHR ارزیابی و برنامه توسعه پروژه در چهار پارامتر: جدول زمانی، پاسخگویی، وابستگی ها و تعیین وظایف استقرار EHR مشخص می شود. این تعامل درک بهتری از زیرساخت های سازمان را فراهم می کند.

چند سوال برای کمک به اندازه گیری آمادگی شما در این زمینه:

  • آیا پزشکان هم در برنامه ریزی و هم در تصمیم گیری فعال هستند؟ این به شما کمک می کند تا منافع بالینی و مدیریتی همسو باشد.
  • آیا قبل از شروع فرآیند ارزیابی فروشنده، چارچوبی برای تشریح اولویت های EHR مستند شده است و آیا برای تسهیل در تصمیم گیری از آن استفاده می شود؟
  • آیا مدیریت، مزایای EHR را درک می کند و دید واضح و قابل اعتمادی در مورد چگونگی پشتیبانی از کارآیی و اهداف بهبود کیفیت آن دارد؟
  • آیا شخصی که روند پیاده سازی EHR را پیگیری می کند، می تواند زمان کافی را به برنامه ریزی برای تصویب و اجرای EHR اختصاص دهد؟
  • آیا برنامه ریزی استراتژیک IT بخشی جدایی ناپذیر از روند برنامه ریزی عملی بوده است؟ این امر منجر به ایجاد یک برنامه کاملاً مشخص می شود که روند خرید EHR را هدایت می کند.
  • آیا مسائل مربوط به کیفیت و کارایی به عنوان اهداف اصلی با اهداف قابل اندازه گیری و جدول زمانی مربوطه مستند شده است؟

مدیریت و رهبری

این مرحله از فرآیند، آمادگی منابع انسانی برای رفع نیازهای فعلی و آینده را ارزیابی می کند. این مرحله دارای چهار مولفه است:

1.مسائل مالی و تجاری

در مرحله ارزیابی، باید تعیین کنید که آیا بودجه فعلی و آتی سازمان شما برای سیستم جدید تسهیلات ایجاد کرده است یا خیر. سازمان شما همچنین باید یک وکیل آشنا به مسائل پزشکی و باتجربه برای کمک به مذاکرات قرارداد در اختیار داشته باشد. در ادامه چند مورد دیگرکه باید در این مرحله از ارزیابی در نظر بگیرید، بیان شده است:

  • آیا پروتکل هایی برای به حداقل رساندن هزینه های مربوط به تغییر ساختار مشخص شده است؟
  • آیا تجزیه و تحلیل هزینه و سود انجام شده است؟
  • آیا تحلیل بازده سرمایه گذاری (ROI) برآورد و محاسبه شده است؟
  • آیا افت بهره وری و کاهش موقتی درآمد برآورد و محاسبه شده است؟

2.مسائل استراتژیک

اجرای سیستم جدید شامل هزینه های مداوم برای حفاظت، تقویت و پشتیبانی از داده هایی است که توسط این روش استفاده می شود. نکات زیر را بخاطر بسپارید:

  • آیا تعیین کرده اید که کدام یک از کارکنان در طول فرایند اجرا نقش رهبری را بر عهده می گیرند؟
  • آیا سازمان بررسی کرده است که با استفاده از سیستم EHR از چه مزایایی برخوردار خواهد شد؟
  • آیا از بیماران تحقیق شده است تا مشخص شود هنگام اجرای سیستم جدید چگونه واکنش نشان می دهند؟
  • آیا برنامه خاصی در مورد تبادل و به اشتراک گذاری اطلاعات بهداشتی در نظر گرفته شده است؟

3. بهبود کیفیت

مهم است بدانید که با اجرای EHR شاهد پیشرفت های زیادی در کیفیت مراقبت و افزایش کارآیی مدیریت خواهید بود.

4.مدیریت

مدیریت باید درک روشنی از چگونگی سودمندی اجرای EHR داشته باشد. شما باید در اسرع وقت شخصی را برای پیگیری روند پیاده سازی  EHR مشخص کنید تا به رفع مشکلات مربوطه کمک کند.

آمادگی سازمانی برای شروع فرآیند اجرای پرونده الکترونیک سلامت

 

آمادگی سازمانی، موانع احتمالی پیاده سازی پرونده الکترونیک سلامت را پیش بینی می کند

آمادگی سازمانی، موانع احتمالی پیاده سازی پرونده الکترونیک سلامت را پیش بینی می کند

 

آمادگی سازمانی شامل سیاست ها و پروتکل های EHR ، مدیریت روابط فروشنده ، نیازمندی های کارکنان و آموزش مدیران پروژه و سایر پرسنل درگیر در پیاده سازی   EHR  است. آمادگی سازمانی موانع احتمالی پیاده سازی  EHR را پیش بینی می کند تا شما بتوانید متناسب با آن تغییرات ایجاد کنید. این مرحله دو جنبه دارد:

1. مسائل آموزشی

در مورد مسائل آموزشی، قبل از حرکت به جلو باید به سوالات زیر پاسخ داده شود:

  • کارکنان چقدر آماده هستند که نحوه استفاده از این فناوری جدید را بیاموزند؟
  • آیا کارکنان نسبتاً با این فناوری آشنا هستند، یا به آموزش های بیشتری نیاز دارند؟
  • آیا افراد خاصی هستند که بتوانند مسئولیت فنی را در زمانی که کارکنان استفاده از سیستم جدید را می آموزند، عهده دار شوند؟
  • آیا بیشتر کارمندان به طور معمول از کامپیوتر استفاده می کنند؟
  • آیا هیچ یک از پزشکان یا سایر کارکنان پرسش یا نگرانی در رابطه با EHR ندارند؟

2. مهارت ها و مسائل مربوط به کارکنان

در مورد مهارت ها و پرسنل باید به سوالات زیر پاسخ داده شود:

  • آیا شما به متخصصانی که دارای مهارت های بی عیب و نقص فناوری اطلاعات هستند، دسترسی دارید؟
  • آیا متخصصان کدگذاری و انطباق برای کمک به مراحل کار در دسترس خواهند بود؟
  • همچنین، آیا شکاف مهارت های کارمندان شناسایی شده است و اگر چنین است، آیا نحوه رسیدگی به آن ها را تعیین کرده اید؟

آمادگی فنی

این بخش از سنجش، اکوسیستم فنی پزشکی و قابلیت های IT آن را ارزیابی می کند. کارکنان را از دید فنی برای اجرای EHR و زیرساخت ها تجزیه و تحلیل می کند.

سوالات زیر در این مرحله از سنجش مطرح می شود:

  • کدام یک از سیستم های رایانه ای موجود با نرم افزار EHR ارتباط برقرار می کند؟
  • آیا لیستی از موجودی سخت افزارهای شما تهیه شده است؟
  • آیا گزارش های EHR برای مدیریت جمعیت بیمار، افزایش جمعیت و بهبود کیفیت تعریف و مستند شده است؟ آیا الزامات در روند برنامه ریزی لحاظ شده است؟
  • آیا تعامل بیمار با EHR از زمان ورود بیمار تعیین می شود؟
  • آیا سیاست ها و رویه ها برای اصلاح پرونده بیمار و انتشار اطلاعات مورد تجزیه و تحلیل و بحث قرار گرفته است؟ آیا طرحی برای توسعه ارتباطات برای بیماران و سایر سازمان های خارجی در نظر گرفته شده است؟
  • آیا EHR تجویز الکترونیکی، فرآیندهای ارجاع و موارد دیگر را طراحی و در پروسه برنامه ریزی گنجانده است؟
  • آیا تیم مدیریت فناوری اطلاعات در زمینه یکپارچه سازی داده ها، تبدیل و ادغام سیستم تجربه دارند؟ در غیر این صورت، آیا منابعی برای پر کردن خلا مهارت های داخلی و دانش در نظر گرفته شده است؟
  • آیا کارکنان IT در مورد اهداف EHR آموزش دیده اند؟ اطلاع رسانی به آن ها کمک می کند تا در روند تصمیم گیری EHR برای تعیین نیازهای زیرساختی شرکت کنند.
  • آیا نیازسنجی از سخت افزار، میز کار و سایر امکانات برای پشتیبانی از EHR انجام گرفته است؟ آیا الزامات در روند برنامه ریزی گنجانده شده است؟

شما می توانید برای انجام هریک از مراحل سنجش آمادگی با کوشان تک تماس بگیرید. ما برای یافتن بهترین پاسخ همراه شما هستیم.

سخن آخر

امروزه فناوری، تغییرات بسیاری در کار و زندگی شما ایجاد کرده است. داده ها باید مستند شوند، با سیستم های دیگر ادغام شوند و برای مراقبت بهتر و سود بیشتر بازیابی و بررسی شوند. صرف نظر از اینکه از مرحله سنجش آمادگی عبور می کنید یا خیر، انجام سنجش آمادگی راهی مطمئن برای انتخاب درست  EHR است.

حتی اگر فکر می کنید که برخی از پاسخ های سوالات بالا را می دانید، باز هم باید در هنگام ارزیابی به آن ها بپردازید. همه اعضای تیم مربوطه نیز باید در تمام مراحل روند انجام کار همکاری کنند زیرا ممکن است بینش آن ها با شما متفاوت باشد. ممکن است زمان و تلاش لازم باشد، اما پس از اجرای موفقیت آمیز و افزایش درآمد سازمان، خوشحال خواهید شد که سنجش آمادگی EHR را انجام داده اید.

آیا اخیراً سنجش آمادگی EHR را انجام داده اید؟ اگر چنین است، نظرات یا چالش هایی که با آن روبرو شده اید را در بخش دیدگاه های این مقاله بیان کنید.

نوشته شده توسط: نرگس گرامی

منبع: وب سایت SelectHub

نظرات خود را اضافه کنید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *