برون سپاری یا درون سازمانی اسکن پرونده های پزشکی

برون سپاری یا درون سازمانی اسکن پرونده های پزشکی

اسکن پرونده های پزشکی می تواند یک کار بزرگ به نظر برسد و نباید آن را دست کم گرفت. اسکن اسناد می تواند به شما در مقابله با بار فزاینده نگهداری از آرشیو کاغذی کمک کند.

حجم پرونده های پزشکی که سازمان های مراقبت های بهداشتی پردازش می کنند، در پنج سال گذشته ده برابر شده است. هنگامی که میزان منابع مورد نیاز برای مدیریت پرونده های کاغذی پزشکی را در نظر می گیرید، این پرونده ها نه تنها فضای ارزشمندی را اشغال می کنند که می تواند برای اهداف بالینی بهتر استفاده شود ، بلکه تعدادی از چالش های حفاظت و رعایت داده ها را نیز ارائه می دهد. فقط هزینه ها و خطرات را در نظر بگیرید:

  • افزایش حجم کاغذ با توجه به سرمایه گذاری مداوم در کاغذ، چاپگرها، دستگاه های فتوکپی و کارتریج های جوهر و هزینه دستکاری کاغذ را بیشتر می کند.
  • پرونده های کاغذی پزشکی به راحتی می توانند در اثر آتش سوزی ، سیل یا خطای انسانی آسیب ببینند.
  • حرکت پرونده های پزشکی کاغذی معمولاً غیرقابل کنترل است و ممکن است از بین برود. اطلاعات به طور مرتب اشتباه انتخاب می شوند.
  • بسیاری از مناطق برای ذخیره سازی مناسب نیستند.
  • ذخیره و پردازش اسناد کاغذی نیاز به نیروی کار اختصاصی دارد.

زمان آن فرا رسیده است که سازمان های بهداشت و درمان شروع به انتقال از کاغذ به دیجیتال کنند. دیجیتالی کردن پرونده های پزشکی می تواند هزینه ها را به طور چشمگیری کاهش دهد و در حالی که همزمان اطلاعات پزشکی بیماران شما را امن تر می کند، خطر بالینی را کاهش داده و مراقبت از بیمار را بهبود می بخشد.

گزینه های دیجیتالی شدن پرونده پزشکی چیست؟

دو روش وجود دارد که سازمان های مراقبت های بهداشتی می توانند دیجیتالی کردن پرونده های پزشکی خود را انتخاب کنند. شما می توانید تصمیم بگیرید که این کار را به صورت داخلی انجام دهید یا می توانید آن را به یک شرکت اسکن حرفه ای و مدیریت اسناد، برون سپاری کنید.

1. اسکن پرونده های پزشکی درون سازمانی

اسکن پرونده های پزشکی درون سازمانی

اسکن پرونده های پزشکی درون سازمانی

اولا ، آیا شما این توانایی را دارید که حجم بالایی از اسناد و مدارک پزشکی را در داخل سازمانتان اسکن کنید؟

در حالی که به نظر می رسد سریعترین راه دیجیتالی شدن، درون سازمانی است ، برای انجام صحیح این کار به اسکنرهای با کیفیت، کارکنان اختصاصی، مدیران پروژه، آموزش فنی، فضای ایستگاه های کاری، روش های تضمین کیفیت، سرورها و چاپگرها ، به علاوه نرم افزارهای تخصصی نیاز دارید.

اکثر سازمان های مراقبت های بهداشتی دارای تعداد زیادی پرونده پزشکی فعال و قدیمی هستند. برای اینکه بتوانید اسکن این پرونده های پزشکی را درون سازمانی مدیریت کنید ، باید موارد زیر را در نظر بگیرید:

  • آیا تجهیزات اسکن مناسب دارید؟ اسکنرهای استاندارد اداری نمی توانند با حجم بالایی از سوابق کنار بیایند. شما باید روی اسکنرهای مناسب برای هدف سرمایه گذاری کنید، در نظر داشته باشید که با گذشت زمان منسوخ می شوند. هر اسکنری را که انتخاب کنید بعید است بتوانید انواع مختلفی از اسناد موجود در یک پرونده پزشکی معمولی مانند ECG ، نمودارهای بزرگ و غیره را اسکن کنید.
  • آیا منابع لازم را دارید؟ حتی اگر نوع مناسبی از اسکنر داشته باشید ، آیا در واقع منابع کافی در داخل دارید تا بتوانید کار را انجام داده و مهلت های مورد انتظار پزشکان خود را رعایت کنید. با اضافه شدن سیستم های جدید یا اعضای جدید پرسنل ، باید در آموزش های اولیه و همچنین آموزش مداوم نیز توجه داشته باشید.
  • الزامات نمایه سازی شما چیست؟ دیجیتالی کردن اسناد فقط به معنای اسکن آنها در یک سیستم نیست. شما باید نحوه برنامه ریزی برای جستجو و بازیابی سوابق را در نظر بگیرید و این ممکن است به نمایه سازی دستی نیاز داشته باشد. بنابراین ، بسته به پیچیدگی روش نمایه سازی شما ، این می تواند روند را بطور قابل توجهی کند کرده و تعداد زیادی پرونده برای اسکن ایجاد کند.
  • مهلت اسکن اسناد چقدر است؟ اگر اسناد به موقع برای قرار ملاقات در کلینیک نیاز به دیجیتالی شدن داشته باشند یا سازمان شما فقط به دنبال یک تحول سریع باشد ، اگر ظرفیت داخلی شما محدود باشد ، ممکن است نتوانید مهلت خود را رعایت کنید. تجربه به ما نشان می دهد که سازمان های مراقبت های بهداشتی به طور منظم قادر به برآوردن تقاضای “اسکن روزانه” نیستند و اغلب عقب می افتند ، این بدان معناست که پرونده های پزشکی دیجیتال در مواقع مورد نیاز در دسترس نیستند.

غالباً وظیفه اسکن سوابق اغلب به افراد کارآموزان و یا کارکنان واگذار می شود، که می تواند خطر خطاها را افزایش دهد و ممکن است منجر به هرگونه دعاوی حقوقی و نقض حریم خصوصی تحت قوانین جاری حفاظت از اطلاعات شود.

  1. برون سپاری اسکن پرونده های پزشکی
برون سپاری اسکن پرونده های پزشکی

برون سپاری اسکن پرونده های پزشکی

گزینه دیگر شما این است که اسکن پرونده های پزشکی را به متخصصانی واگذار کنید که دارای دانش ، تجربه و مهارت برای انجام پروژه های بزرگ هستند. برون سپاری معمولاً برای پروژه های دیجیتالی سازی در مقیاس بزرگ توصیه می شود و به طور کلی سریعتر و مقرون به صرفه تر از تلاش برای انجام آن در خانه است.

مهم است که یک شرکت برون سپاری انتخاب کنید که بخش مراقبت های بهداشتی را درک کرده و تمام نکات ظریف و مقرراتی را که واقعاً برای سازمان شما اهمیت دارد ، درک کند.

برون سپاری ممکن است مانند یک خطر به نظر برسد ، زیرا شما پرونده های مهم و خصوصی پزشکی را به منظور دیجیتالی کردن تحویل می دهید ، اما سازمان شما می تواند ارزش و مزایای بسیار مورد نیاز را بدست آورد:

  • شما بهترین روش را برای اسکن پرونده های پزشکی دریافت خواهید کرد. اسناد شما توسط متخصصان ماهر با فرایندهای اثبات شده که برای به حداکثر رساندن کیفیت تصویر و دقت داده ها اسکن شده اند ، اسکن می شوند. تهیه سند مستلزم پرسنل مجرب است تا اطمینان حاصل کنند که اسناد توسط افرادی که اسناد مورد استفاده خود را درک می کنند پردازش می شود.
  • استفاده از تأمین کننده ای که به تجهیزات برتر دسترسی دارد. به این معنی که آنها قادر خواهند بود انواع مختلف اسناد را با استفاده از اسکنرهای با سرعت بالا ، تخت و فرمت بزرگ اسکن کنند.
  • کاهش هزینه ها در مقایسه با اسکن اسناد داخلی. وقتی همه هزینه های مربوط به اسکن داخلی را در نظر بگیرید ، از جمله هزینه های کارکنان ، نگهداری ماشین آلات اسکن ، زمان کندتر پردازش ، نمایه سازی دستی و سرمایه گذاری نرم افزاری ، به زودی خواهید دید که برون سپاری یک گزینه مقرون به صرفه تر
  • افزایش امنیت برای پرونده های فیزیکی و دیجیتالی شما. تأمین کننده ای را انتخاب کنید که پرونده های پزشکی شما را مستقیماً و ایمن از محل شما جمع آوری کند. تأمین کننده ای را انتخاب کنید که ابزارهایی را نیز در اختیار شما قرار دهد که به شما امکان می دهد اطلاعات خود را در هر زمان و در سطح پرونده بیمار جداگانه ردیابی کنید.
  • نمایش واقعی اسناد اصلی . اسناد پزشکی که با دقت تحت فرایندهای کنترل شده اسکن می شوند ، اطمینان حاصل می کند که هیچ اطلاعاتی از دست نرفته و کنترل های دقیق کنترل کیفیت دنبال می شود. این امر همچنین تضمین می کند که تمام الزامات نظارتی و انطباق شما در رابطه با حریم خصوصی ، حفاظت از داده ها و امنیت برآورده شده است.
  • برنامه ریزی و بودجه راحت تر. سازمان شما هزینه ای را برای هر تصویر پرداخت می کند که پیش بینی هزینه های پروژه و اسکن در حال انجام را آسان تر می کند.

هنگامی که خطر خطاها و نقض حریم خصوصی را در نظر می گیرید ، جای تعجب نیست که بسیاری از سازمان های بهداشت و درمان به طور فزاینده ای تصمیم آگاهانه می گیرند تا نیازهای اسکن خود را به اشخاص ثالث واگذار کنند.

این به این دلیل است که فرایندهای آنها مطابق با قوانین فعلی است. برای ارائه اطمینان و آرامش خاطر به سازمان های صنعت مراقبت های بهداشتی ضروری است. با قراردادن این شغل با متخصصان ، هم خطرات بالینی و هم حفاظت از داده ها را کاهش می دهید.

نتیجه

برون سپاری اسکن اسناد شما باعث صرفه جویی در سرمایه گذاری و هزینه های نیروی انسانی می شود. انتخاب شریک اسکن با تجهیزات و نرم افزارهای پیشرفته ، که توسط کارکنان آموزش دیده و مجرب مدیریت می شود ، ثبات بیشتر ، استرس کمتر و گزینه مقرون به صرفه تری برای دیجیتالی شدن اسناد به شما می دهد.

منبع: وب سایت edmgroup.com

نظرات خود را اضافه کنید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *